ecoDMS & ecoMailz Archiv

Mit ecoDMS erhältst du ein modernes Archivsystem, mit dem du jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannst, archivierst, verwaltest und wiederfindest.

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Das bietet dir ecoDMS unter anderem

• Plattformunabhängiges Client-Server-System
  • Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
  • Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
  • Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
• Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt deine technische Systemumgebung vor)
• Beliebige Dateiformate archivieren
  • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
• Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
• Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
  • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
• Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
• Papierdokumente scannen und archivieren
• Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
• PDF Editor mit Stempelfunktion
• Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
• Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
• Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
• Benutzer- und Gruppenverwaltung
• Verbindung mit LDAP und Active Directory
• Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
• Versionsverwaltung
• Revisionskonforme Dokumentenhistorie
• Komfortable Funktion für Backup & Restore
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
• Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeuge dich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und teste die Software kostenlos. Wir können dir übrigens ecoDMS und ecoMailz auch auf einem NAS installieren, sodass deine Daten sicher sind und nicht deinen Server belasten!

Gerne erstellen wir dir auch ein Angebot zur Einrichtung und zur Kategorisierung deiner Dokumente. Du musst keine Kopfschmerzen haben, sondern kannst auf unsere Erfahrung als qualifizierter Partner setzen, der dir auch gerne Anbindungen an andere Systeme wie z.B. Tobit oder JTL Warenwirtschaften programmieren oder einrichten kann!

Die Lizenzen für ecoDMS – in der aktuellsten Version – kannst du übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoDMS kaufen

Weitere Software Tools für ecoDMS von Karley

Wir von Karley sind nicht nur Vertriebspartner von ecoDMS, sondern programmieren aufgrund der API auch weitere Tools und Integrationen. So binden wir deine JTL Warenwirtschaft gerne an ecoDMS an. Dazu beraten wir dich gerne. Hier noch 2 beliebte Tools:

1. Anhangexporter für Tobit
   Wer einen Tobit David Mailserver einsetzt, möchte ggf. die Anhänge von Rechnungen automatisch an ecoDMS übergeben. Dazu dient unser MailExporter – hier klicken für weitere Informationen
2. RechnungsChecker für ecoDMS
   Gemäß GoBD bist du verpflichtet, deine Prozesse permanent zu überprüfen und auch zu protokollieren. Mit dem RechnungsChecker kannst du die Vollständigkeit der archivierten Rechnungsnummern in ecoDMS überprüfen – hier klicken für weitere Informationen

Warum Karley?

Wir bei Karley sorgen für eine umfassende Beratung und Integration zu ecoDMS. Von der Installation bis zum Export für den Steuerberater und Support können wir dich unterstützen und haben das schon bei vielen Kunden gemacht. Dabei gehen wir individuell auf deine Wünsche ein. Wir arbeiten effektiv, und du kannst den Umfang bestimmen, da wir flexible Abrechnungsmodelle haben. Die Schulungen und auch Installationen können alle mittels Remote Desktop auch aus der Ferne durchgeführt werden. Vor der Einführung wird mit dir dein Bedarf analysiert. Ob nur die Buchhaltung oder weitere Mitarbeiter geschult werden, kannst du selbst bestimmen. Unser flexibles Zeitmodell findest du unter: https://karley.eu/ServicePreise.pdf

Mit der Einführung muss aber nicht Schluss sein. Wir können mit dir ebenfalls eine Verfahrensanweisung erstellen oder aber verschiedene Warenwirtschaftssysteme anbinden. Frag uns und schau dir auch gerne unsere Bewertungen von zahlreichen zufriedenen Kunden an.

ecoMAILZ

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. 

Alle Daten liegen sicher bei dir in Containern und nicht auf fremden Servern in der Cloud oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.

Die Lizenzen für ecoMailz – in der aktuellsten Version – kannst du übrigens auch in unserem Shop bestellen: ecoMailz kaufen

Aktuelle News zu ecoDMS und ecoMailz von deinem Partner in Recklinghausen: