Sicherlich kennst du das Problem, dass die Archivierung für dich eigentlich schnell gehen muss. Mit der sogenannten Dunkelarchivierung werden Dokumente als PDF in dem ecoDMS Eingang erzeugt und von dort archiviert.

ecoDMS erkennt dann automatisch die Belegnummer und das Datum oder auch z.B. eine Kundennummer. Damit ist dein Beleg archiviert und du bist zunächst glücklich.

Schauen wir aber einmal in die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), so sehen wir, dass du auch für die Vollständigkeit verantwortlich bist und somit immer wieder das System überprüfen musst. Das könnte also bedeuten, dass du täglich die Ausgangsrechnungen in ecoDMS auf Vollständigkeit überprüfen und durchzählen musst. Danach schreibst du dir ein Protokoll, dass du das erledigt hast. Ein sehr zäher Vorgang und ein Hindernis für einige Firmen, ein Archivsystem zu nutzen. Aus diesem Grund haben wir den RechnungsChecker programmiert.

Wie arbeitet der RechnungsChecker?

Der RechnungsChecker setzt auf die API von ecoDMS auf. Diese musst du also zunächst aktivieren. Wenn das Programm startet, schlägt es dir den letzten Tag als Überprüfungsdatum vor. Du kannst auch einen anderen Bereich wählen. Es sucht im ecoDMS Archiv die kleinste und größte Rechnungsnummer in diesem Zeitraum und überprüft, ob es dazwischen keine Lücken gibt. Fehlen Ausgangsrechnungen oder sind diese nicht im angegebenen Zeitraum archiviert, so bekommst du diese angezeigt und kannst passende Maßnahmen ergreifen.

Welchen Zeitraum kann ich überprüfen?

Wir empfehlen eine zeitnahe Überprüfung, damit auch die Korrektur stattfinden kann. Aber natürlich kannst du den Zeitraum beliebig erweitern. Eine Begrenzung erfolgt durch die API, die maximal eine Suche von über 1000 Dokumenten zulässt. Erreichst du diese Anzahl an Rechnungen im Prüfintervall, musst du ein kleineres Prüfintervall auswählen. Möchtest du mehr Dokumente überprüfen, kann das unser RechnungsExporter für JTL.

Wünsche?

Da wir die Software selbst programmieren, können wir auch andere Warenwirtschaften als JTL anbinden. Solltest du Bedarf haben, die Rechnungen in ecoDMS auf Vollständigkeit zu überprüfen, so melde dich gerne bei uns.

Kostenlose Software!

Du kannst den RechnungsChecker und den Rechnungsexporter für JTL kostenlos nutzen. Es ist in einem Paket mit dem Rechnungsexporter enthalten, der ebenfalls kostenlos ist. Nicht kostenlos ist bei Bedarf unser Support, und auch die ecoDMS Version kostet. Hier haben wir günstige Mietversionen der ecoDMS One Software für dich im Programm und können dir bei der Installation und Schulung helfen. Frag uns gerne an.

Welche Dienstleistungen rund um ecoDMS bietet Karley?

Installation von ecoDMS und jeglicher Zusatzsoftware sowie Koordination und Absprache mit deinem Systemhaus oder Cloud-Anbieter
Beratung für Prozesse um die Arbeit zu vereinfachen
Konzeptberatung Papierloses Büro
Konfiguration oder Programmierung von beliebigen Schnittstellen zu ecoDMS
Integration von ecoMAIL und ecoWORKS zur automatischen Archivierung von z.B. Eingangsrechnungen
Sinnvolle Vorbelegung mit den wichtigsten Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen
Schulung deiner MitarbeiterInnen
Analyse von Prozessen und Digitalisierung dieser
Erarbeitung einer Verfahrensanweisung
Datenschutz Beratung durch unseren Datenschutzbeauftragten

Systemvoraussetzungen

Windows ab 10 oder Server ab 2016
ecoDMS Server ab 18.09
Microsoft .NET 7
4 GB RAM und 20 MB Festplattenspeicher

Hast du noch weitere Fragen?

Download

Den RechnungsChecker kannst du hier laden: https://karley.eu/downloads/RechnungsChecker.zip

JTL ist ein eingetragenes Warenzeichen der JTL-Software-GmbH. Als Entwickler von Software sind wir unabhängig von JTL und stellen Lösungen rund um das JTL Ökosystem zur Verfügung.