Viele kennen die interne Strongbox die Tobit bereits mit David mitliefert und für die Datensicherung genutzt werden können. Eine Anforderung des Gesetzgebers ist die unveränderbare Speicherung von Dokumenten, die für die Buchhaltung relevant sind – und zwar im Original. Diese dürfen nicht veränderbar sein. (GoBD).
Um diese Unveränderlichkeit (Revisionssichere Ablage) mittels Tobits Strongbox zu ermöglichen, kann man diese in einem inkrementellen Modus arbeiten lassen. Es wird dann bei der Image Erstellung eine Datei erstellt, in der alle aktuellen Mails archiviert werden. Inkrementell bedeutet, dass neue Dateien hinzugefügt werden. Somit hat man schnell eine gute Sammlung. Seit 27.5.2018 unterliegen Unternehmen allerdings auch der Datenschutzgrundverordnung. Ein Kunde kann also verlangen, dass alle seine Daten gelöscht werden müssen, sofern dem nicht andere rechtliche Aspekte wie z.B. steuerliche Pflichten widersprechen. Damit sind eine Frage und die Antwort, ob eine Ware z.B. morgen oder doch schon heute kommt, sicherlich nicht wert, archiviert zu werden.
Da man diese Mail aber kaum manuell z.B. aus dem eigenen Ausgang löschen wird und Tobit inkrementell diese Dateien in der Strongbox ansammelt, dürfte es schwer werden, diese Mails gemäß DSGVO zu löschen und so seinen Pflichten nachzukommen. Auch ist es nicht möglich, z.B. nach einer bestimmten Mailadresse zu suchen und dann aus archivierten Ordnern diese Mail zu löschen.
An dieser Stelle möchten wir dir nun eine DSGVO-konforme Lösung vorstellen, die du sehr gut und auch kostengünstig mit Tobit David einsetzen kannst: ecoMailZ.
Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Die Datenschutzgrundverordnung bildet ein umfassendes Recht auf Löschung persönlicher Daten in der EU. Diese besagt u.a., dass nicht mehr benötigte Personendaten unverzüglich gelöscht werden müssen. ecoMAILZ macht die Löschung archivierter E-Mails möglich.
Um diesen Forderungen gerecht zu werden kann es u.U. schon ausreichen nur eine Einzelplatz-Lizenz zu kaufen. Das solltest du in Abhängigkeit von der Anzahl der Mails entscheiden. ecoMAILZ kann übrigens auch z.B. auf einem QNAP NAS installiert werden und ist so von deiner weiteren IT-Infrastruktur getrennt und sollte so evtl. einen Server weniger belasten.
Die grundsätzliche Einrichtung von ecoMAILZ ist recht einfach und geschieht dann über einen Browser. Nutze am besten Microsoft EDGE, da bei Chrome manchmal die Formularübermittlung im Zusammenhang mit ecoMAILZ nicht richtig funktioniert.
Einrichten der Funktionalität für Tobit David
Öffne auf deinem Server zunächst den Tobit Administrator. Über die Schaltfläche Dienste öffnet sich ein Fenster mit den Tobit David Diensten:
Über die Dienste-Console deines Servers solltest du die Startart unbedingt auf „automatisch“ oder „automatisch verzögert“ stellen.
An dieser Stelle können wir den Dienst nur neu starten.
Der Mail-Access Server bietet dir dann einen Zugriff auf Mails per POP- oder IMAP-Protokoll.
Wenn du Ports oder anderes einstellen möchtest, so kannst du nun über den Punkt „MailAccess – Server“ diese Einstellungen im Tobit Admin vornehmen.
Wir empfehlen die Grundeinstellungen zu belassen.
Somit hätten wir einen gemeinsamen Verbindungsweg gefunden: Das IMAP4 Protokoll.
Damit wir dieses Protokoll von extern nutzen können benötigen wir einen Nutzer in Tobit, der Remote-Access nutzen kann. Dazu legst du am besten einen neuen User im Tobit Admin an und gibst diesem die Remote-Access-Rechte sowie ein Passwort.
Um diese Einstellungen zu überprüfen, könntest du jetzt z.B. mit einem beliebigen Mailprogramm versuchen, auf diesen Mail-Account zuzugreifen.
Als Servername kannst du den internen Namen deines Servers oder dessen IP-Adresse nehmen. Um das Beispiel weiterzuführen, nehmen wir hier an, dass du den TOBIT David Server und ecoMAILZ auf demselben Server mit der IP 192.168.0.10 installiert hast.
Weiter geht es dann mit ecoMAILZ, das du in diesem Fall ja über die Adresse: http://192.168.0.10:8888 in deinem Browser aufrufst. Über die Konfiguration kannst du nun einen neuen sogenannten Konnektor anlegen:
Wähle hier IMAP/POP3-Konto aus. Im Folgenden gelangst du dann auf folgenden Bildschirm zur Konfiguration des Konnektors:
Nachdem du nun einmal die Verbindung geprüft hast und alles OK ist, kannst du die IMAP-Ordner auswählen, die du sichern möchtest.
Es sollten hier der Posteingang und Ausgang zumindest sein.
Da dieses Postfach aber ja kein wirklicher User ist wird das Postfach zunächst leer sein. Hier verwenden wir nun einen Tobit Trick um die Daten hier herein zu bekommen und zwar das DUPLOG. Nutze dafür die DAVID.INI aus dem David-Ordner \\IHRSRV-NAME\DAVID\CODE\ DAVID.INI und suche nach dem Wort DupLog. Dieses wird in deiner Version mit einem Semikolon auskommentiert sein, und wir müssen nun neue Einträge hierfür generieren.
Dein neuer User MailArchiv hat eine USERID – in unserem Fall: 10054000 – diese benötigst du.
DupLog={RX|DocType=2}+\\IHRSRV-NAME\david\Archive\USER\10054000\in\ARCHIVE.DAT
DupLog={TX|DocType=2}+\\IHRSRV-NAME\david\Archive\USER\10054000\out\ARCHIVE.DAT
Die obigen Einträge erzeugen einen Link im Eingang des MailArchiv Users auf alle eingehenden und ausgehenden Mails – jeweils ins IN und OUT Verzeichnis. Um den DUPLOG zu starten, musst du einmal den Tobit Servicelayer neu starten. Ab jetzt läuft eine Kopie aller eingehenden und ausgehenden Mails im DUPLOG ein und kann von ecoMAILZ archiviert werden.
Dies ist nur eine Einführung und einfache Lösung. Alle Mails – auch die des Geschäftsführers würden in diesem Fall im DUPLOG Archiv landen. Besser ist pro Benutzer in der Firma einen ecoMAILZ User zu kaufen und dann per Mail Access direkt auf dieses Postfach zuzugreifen. Jeder User kann sich dann selbst noch einmal in die ecoMAILZ-Oberfläche einloggen und seine Daten löschen bzw. durchsuchen – ohne dass der Backup-Administrator Zugriff auf alle Daten hat. Gerne beraten wir dich dazu.
Da allerdings es nur ein Link ist, verschwindet dieser, wenn ein Mitarbeiter die Kopie löscht. Falls ecoMAILZ dann schon die Mail archiviert hat ist alles gut, ansonsten wird diese Mail nicht archiviert. Wir empfehlen also, das Scan-Intervall in ecoMailz auf eine kurze Zeit zu stellen. In obigem Beispiel haben wir auch noch den Dokumententyp spezifiziert auf Emails. Wenn du Tobit David auch für Faxe nutzt, solltest du diesen Filter nicht nutzen.
Ich hoffe, wir konnten dir eine interessante Anleitung liefern. Solltest du weitere Fragen haben oder die Einrichtung lieber unseren geschulten Technikern überlassen wollen, so freuen wir uns über eine Service-Anfrage. Im Kreis Recklinghausen kommen unsere Techniker gerne vorbei, aber auch Kunden in ganz Deutschland können wir per Remote Desktop unterstützen. Nutze einfach unser Kontaktformular.
Wenn du ecoMailz kaufen möchtest oder zusätzliche Lizenzen benötigst, so würden wir uns freuen, wenn du diese als kleinen Dank für diese Information in unserem Shop kaufst. ecoMailZ-Lizenz kaufen
