Nachdem wir nun schon Jahre diverse Integrationen von ecoDMS nach JTL Wawi betreuen und eingerichtet haben, gibt es nun einen neuen Schritt. Wir können nun ein Komplettpaket bestehend aus ecoDMS One und der Karley JTL -ecoDMS API Schnittstelle.

Mit dem neuen Paket muss man also nichts mehr kaufen, sondern mietet die Lösung ganz einfach und spart dabei auch noch zu den Anschaffungskosten.

Unterschied ecoDMS und ecoDMS ONE

Der Unterschied zwischen den beiden Versionen ist im Wesentlichen die API-Integration – für diesen Anwendungsfall. Man kann zwar Dokumente von JTL auch per SCANINPUT und einigen Texten nach JTL bringen. Das Problem dabei bleibt aber die Veränderung im Erkennen und auch der Vollständigkeit. Daten können anders interpretiert werden und so zu Fehlern führen. Eine API ist immer eine Schnittstelle. Diese Schnittstellen können digital miteinander kommunizieren und so die Daten digital übergeben. Sofern also eine API korrekt implementiert wurde, wird eine Rechnungsnummer auch als solche digital übergeben und muss nicht durch eine OCR Software interpretiert werden.
ecoDMS One enthält zudem auch ecoWorkflow und ecoMailz. Es ist also einfacher Workflows zu integrieren und auch E-Mails revisionssicher zu archivieren

Funktionen

Mit der Mietschnittstelle bekommst du also eine Lizenz ecoDMS ONE, die du auf deinem Server oder NAS installieren kannst. Gleichzeitig bekommst du unsere JTL Schnittstelle, die abends Rechnungen und Rechnungskorrekturen aus JTL exportiert und per API an ecoDMS übergibt. Diese werden dann digital verschlagwortet. Später abends oder morgens lässt du auf deinem Server unser Prüfscript laufen, das die Vollständigkeit der Belege überprüft. Alle Tools besitzen eine E-Mail-Funktion. Finden wir also Fehler, oder funktioniert etwas nicht, so wirst du intern benachrichtigt, um eingreifen zu können.

Hosting?

Ja, du kannst die Lizenzen auch bei deinem Hoster installieren – es muss kein lokaler Server oder NAS sein. Da wir auf die API’s zurückgreifen reicht auch vollkommen ein normaler Server ab Server 2016! Wichtig ist aber, dass du genügend Speicherplatz für alle Dokumente hast!

Vertrag?

Wir halten nicht viel von langen Vertragslaufzeiten und möchten niemanden gängeln. Unsere Verträge sind mit 14 Tagen zum Monatsende kündbar. Zudem gibt es eine 30 Tage kostenlose Testlizenz von ecoDMS und auch von unserer Schnittstelle. Du kannst also auch kostenlos und unverbindlich beides testen. Ein Video zur Installation gibt es hier: https://karley.eu/ecodms/revisionssichere-archivierung-jtl-ecodms/

Wenn der Vertrag gekündigt wird, dann endet lediglich der Export neuer Daten. Aus ecoDMS wird eine Free4Three Version – also auch hier kannst du dann noch auf deine Daten zugreifen und diese dem Finanzamt zur Verfügung stellen. ecoMailz kann dann keine neuen Dokumente mehr importieren und den Workflow benötigst du dann eh nicht mehr. Wichtig: Alle Daten bleiben in deinem Besitz und zugreifbar. Wir empfehlen solche Daten dann auf virtuellen Maschinen zu sichern.

Service?

Klar gibt es auch Service! Das ist ja unser eigentliches Geschäft.

Folgende Module können wir dir anbieten:

Beratung der Einführung und der technischen Notwendigkeiten
Konfiguration und Einrichtung der Schnittstellen auf deinen Rechnern
ggf. Nacharchivierung alter Daten
Einrichtung von Workflows
Monatliche Überwachung der Funktion
Wir haben eigene Vorlagen zur Vereinfachung der Archiv Struktur, die wir mit dir durchgehen
Analyse deiner Prozesse und Digitalisierung dieser mittels ecoDMS
Erstellen einer Verfahrensanweisung
Programmierung weiterer Schnittstellen zu anderen Nebensystemen

Wenn wir dich neugierig gemacht haben, findest du die Demo Version und weitere Informationen unter folgendem Link: https://karley.eu/ecodms/revisionssichere-archivierung-jtl-ecodms/

Gerne vereinbarst du auch einen kostenlosen Rückruf für eine unverbindliche Erstberatung im Kontaktformular