Heute stellen wir dir ein neues Tool für ecoDMS vor – den Rechnungs-Checker. Dieses Tool ist eine Freeware, aber auch als erweiterte Pro Version verfügbar und ermöglicht es dir, die Vollständigkeit der archivierten Ausgangsrechnungen zu überprüfen.
Sicherlich kennst du das Problem, dass du gemäß GOBD nicht nur zur revisionssicheren Ablage der Ausgangsrechnungen angehalten bist, sondern – sofern Automatismen greifen – auch diese immer wieder überprüfen musst und am besten die Prüfung protokollierst.
Nur so kannst du nachweisen, dass du dein Bestes gegeben hast, damit die Unterlagen für die Steuer vollständig sind.
Archivierung muss schnell gehen
Auf der anderen Seite möchtest du durch die Pflicht einer Archivierung nicht viel Zeit verlieren. Also gehen die meisten Kunden her und nutzen eine sogenannte Dunkelarchivierung. In dieser Archivierung wird eine Ausgangsrechnung in den ScanInput von ecoDMS geschoben und automatisch erkannt, verschlagwortet und abgelegt. Jede Automatisierung bietet aber eine Fehlerquelle und muss regelmäßig überprüft werden.
Du könntest also täglich die Rechnungen einzeln zählen und überprüfen oder Stichproben nehmen. Auch das ist noch sehr aufwendig. Daher haben wir bei Karley den Rechnungs-Checker programmiert, der dir diese Aufgabe vereinfachen kann. Wie das geht, siehst du hier: https://karley.eu/ecodms/rechnungschecker-fuer-ecodms/
