Heute haben wir eine neue kostenlose Software veröffentlicht: Karley AnhangExporter (Englisch: E-Mail Attachment Extractor) - ein kleiner Dienst zur automatischen Rechnungsarchivierung eingehender Rechnung als Anhang zu Mails in Tobit David nach ecoDMS.
Unsere Software ermöglicht es dir, den Archivierungsvorgang aus Tobit David zu automatisieren.
Der Karley AnhangExporter wird einfach als Dienst auf deinem Tobit David Server installiert und konfiguriert. Du musst nur 2 Einstellungen vornehmen:
- Welchen Tobit David Ordner soll der AnhangExporter überwachen
- An welchen Ort sollen die PDF's und TIFs (Faxe) kopiert werden.
So könntest du z.B. in Tobit David eine E-Mail-Adresse anlegen, die rechnungen@IhreFirma heißt und die du deinen Lieferanten mitteilst. Dort sollen die Lieferanten von nun an ihre Rechnungen und Lieferscheine als PDF-Anhang hinsenden. Bitte sie auch, dass es nur Rechnungen sind, und weise sie darauf hin, dass du zusätzliche Texte nicht liest, sondern diese immer Bestandteil der Rechnung sein müssen.
Falls du z.B. Telefonrechnungen von deinen Mitarbeitern bekommst, ist das eine gute Lösung, aber natürlich auch für Warenrechnungen.
Jetzt gibt es zahlreiche Möglichkeiten, diese E-Mails in Tobit David zu verwalten. Wir empfehlen, für dieses Postfach einen eigenen Ordner zu erstellen. Somit gelangen alle Eingangsrechnungen die an rechnungen@IhreFirma gesandt wurden in diesen Ordner. Der Karley AnhangExporter erkennt die PDF und ggf. auch TIF Anhänge und kopiert diese in einen gewünschten Zielordner.
In Zusammenspiel mit z.B. ecoDMS sollte das der ecoDMS Scaninput sein. In ecoDMS wiederum kannst du diese Rechnungen vollautomatisch klassifizieren lassen.
So kannst du viel Zeit einsparen, da du nun nicht mehr langwierig aus deinen E-Mails Rechnungen raussuchen und manuell in den ScanInput packen musst, sondern diese lästige Arbeit unser Serverdienst übernimmt. Für dich heißt das, dass du nach der ersten Installation nie wieder einen Fingerschlag tun musst und die Anhänge automatisch in dem Importordner von ecoDMS oder einem anderen DMS Programm mit ScanInput Funktion deiner Wahl landen.
Features:
- Automatisiertes Einlesen und Kopieren
- Einmalige Einstellung, danach muss man nie wieder etwas am Programm tun
- Das Programm läuft als Server Dienst und kann somit 24/7 seine Aufgabe erledigen
- Export von PDF und TIF (Faxe) Dateien zur Auswahl
Das Beste: Die Software ist kostenlos
Die aktuelle Version 1.0 kannst du über den folgenden Link kostenlos herunterladen. Sie gilt als Freeware und kann einen Ordner überwachen. Solltest du Änderungswünsche oder Probleme haben, so kannst du uns gerne anschreiben. Wir schauen dann, welchen Aufwand die Programmierung deines Wunsches bedeuten würde, und erstellen ein unverbindliches Angebot. Da die Software kostenlos ist, müssen wir den Support auch auf einen E-Mail-Support über die software@karley.eu beschränken. Selbstverständlich leisten wir aber auch gegen Aufwandserstattung telefonisch und per Remote Desktop Hilfe zur Konfiguration oder Einstellungen.
Die kostenlose Freeware der Version 1.0 kannst du hier herunterladen:
https://karley.eu/downloads/AnhangExporter.zip
