Wie du ja wahrscheinlich weißt, gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland. Das Ganze ist natürlich mit einigen Vorteilen für dich verbunden. Gerade wenn du ein großes Unternehmen hast, kann eine digitale Zeiterfassung in der Lohnbuchhaltung eine große Hilfe sein. Die automatische Übertragung der Arbeitszeiten und Überstunden deiner Mitarbeiter in dein System bietet dir einen guten Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten deiner Angestellten. Zudem entfällt der Aufwand in der Verwaltung, was noch mehr Effizienz bedeutet. Auch kannst du dir einen Überblick verschaffen, welche Mitarbeiter zeitliche Kapazitäten haben, um eventuell zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und welche Mitarbeiter entlastet werden müssen. Die Einsicht über Urlaubs- oder Krankheitsphasen hilft dir ebenfalls dabei, den Personaleinsatz zu optimieren. Ein wichtiger Faktor ist, dass du mit einer digitalen Zeiterfassung rechtlich auf der sicheren Seite bist, da du vor dem Gesetzgeber die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten nachweisen kannst.
Da wir wiederholt gefragt wurden, wie man eine Zeiterfassung auch mit einer Zutrittskontrolle kombinieren kann, möchten wir uns heute dem Ganzen in einem kurzen Artikel widmen.
Was geht nicht?
Promag ER750 & ER755
Vielfach bekommen wir Anfragen, ob man nicht mit dem Promag ER-755 ein solches System programmieren kann. Der Promag ER-755 ist lediglich ein RFID Lesegerät für MIFARE(r) RFID Karten. Es gibt diesen in 2 Ausführungen, jeweils 2x mit POE: Du kannst die Leser dann über den Netzwerkanschluss mit Strom versorgen und musst keine zusätzliche Steckdose anbringen. Dann unterscheiden sich der ER-755 und ER-750 darin, dass der 755 nicht nur die UID (Seriennummer) der Karte ausließt, sondern besondere Chipsektoren auslesen kann. Das hat einen Sicherheitsvorteil: Diese Sektoren kannst du verschlüsseln, und nur wenn das richtige Ergebnis nach dem Passwort zurückgegeben wird, öffnet sich die Tür. Beim ER-750 reicht es, wenn man eine RFID Karte mit derselben Seriennummer hat und diese im System freigegeben ist.
Bei der sicheren ER-755 Version kann ich z.B. auch Karten immer nur zulassen, wenn in bestimmten Sektoren ein entsprechend mit Passwörtern geschützter Inhalt steht. Es gibt dazu eine Konfigurations-Software und einen Event-Recorder. Der Event-Recorder speichert alle Ereignisse, die zu einer Öffnung der Tür führten. Es ist allerdings ein Programm und kein Dienst und muss daher ausgeführt werden. Wir haben bei Karley dazu die Protokoll- Beschreibung, so dass man selbst darum auch ein Programm schreiben kann und auch einen Dienst. So eine Programmierung ist allerdings aufwendig und damit teuer. In der Beschreibung liest man auch im Englischen etwas von Schließ-Zeiten. Damit ist die Dauer gemeint mit der das Relais des Promag ER öffnet, bzw. schließt, und nicht die Möglichkeit zu sagen, dass diese Tür nur morgens von 8-19 Uhr geöffnet werden kann. Hier kam es schon häufiger zu Missverständnissen. Aufgrund der Protokollbeschreibung kann man allerdings sowohl für Linux als auch für Windows oder Mac einen Server selbst schreiben, der alle Anforderungen erfüllt. Wenn du das wünschst, machen dir die Programmierer der Karley dazu auch gerne ein Angebot. Wie du siehst, ist es aber nur ein Gerät, um die Türen zu öffnen - für die Zeiterfassung drum herum muss man selbst Software schreiben oder beauftragen.
Safescan TimeMoto
TimeMoto von SafeScan ist ein Zeiterfassungssystem. Je nach Variante kannst du damit die Zeiten lokal und in der Cloud Variante auch z.B. per Handy Login erfassen und am Monatsende auswerten.
Es gibt diese auch als PC Version. Neu sind vor allem die Lösungen die den MIFARE Standard nutzen.
Mehr zu TimeMoto hier: https://www.karley.de/index.php?route=product/search&search=Timemoto
Diese Auswertungen gibt es dann in einem CSV Format (für z.B. Datev) - oder eine Einzelauswertung kann auch als PDF exportiert werden und dann z.B: in ecoDMS revisionssicher archiviert werden.
Was TimeMoto aktuell nicht bietet, sind Schnittstellen zu RFID Schließsystemen. Damit kannst du also leider keine Türen öffnen. Denkbar ist es nur, ein externes System zu nehmen und die selben Karten zu nutzen. Geht ein Mitarbeiter muss dann aber am einzelnen System die Karte unbrauchbar gemacht werden. Da es sich dabei jedoch um 125KHz Technik handelt, empfehlen wir, dieses nicht mehr als Zutrittskontrolle zu verwenden.
Karley TimeMoto zu Lexware Exporter
Gerade für kleinere und mittlere Firmen ist es heute wichtig geworden ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu nutzen, um allen arbeitsrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Häufig wird aber in solchen Firmen bereits eine Software zur Lohnabrechnung genutzt und ist etabliert und funktioniert sehr gut. Viele Firmen setzen dabei auf Lexware Lohn & Gehalt pro oder sogar die Lexware Professional Software. Diese bietet zahlreiche Abrechnungsmöglichkeiten und auch korrekte Abrechnungen und Meldungen.
Hat man also bereits ein solches System, muss man nun nur noch die Zeiten erfassen. Eine Möglichkeit ist es die Mitarbeiter Stundenzettel schreiben zu lassen und diese dann von einem Vorgesetzten gegenzeichnen zu lassen. Die immer wiederkehrende Aufgabe der Mitarbeiter in der Buchhaltung ist dann das stumpfe Übertragen der Stundenzettel in die Software. Das kostet viel Zeit und Geld.
Günstige, aber gute Zeiterfassungssysteme wie TimeMoto von Safescan bieten auf der anderen Seite keine speziellen Exportmöglichkeiten sondern setzen häufig auf eigene Auswertungen. Nutzt man diese ist man auf das Regelset der Hersteller angewiesen, die nicht unbedingt für die eigene Firma ausreichen und auch ein manueller Übertrag der Zahlen aus der Zeiterfassung ist aufwendig und fehleranfällig.
Wir bieten die Software Karley TimeMoto zu Lexware Exporter sowohl als Kauf, als auch als monatliches Abonnement mit 6 Monate Mindestvertragslaufzeit an.
Mehr Informationen zur Software findest du unter: https://karley.eu/export-timemoto-lexware/
