Die JTL Warenwirtschaft ist eine günstige umfangreiche Warenwirtschaft, die viele kleine Unternehmen nutzen, um die Aufträge zu bearbeiten und Rechnungen zu erstellen. Gemäß GoBD müssen u.a. erstellte Rechnungen etc. archiviert werden. Eine ideale Kombination bietet da die Integration von ecoDMS zur JTL Warenwirtschaft.
Dank der in JTL integrierten Funktion, Exportvorlagen zu erstellen und zu bearbeiten, kannst du deinen Workflow recht einfach optimieren und so auch die Dokumente automatisch verschlagworten und archivieren lassen - ohne weiteren Nutzereingriff.
Wir kennen für ecoDMS 2 Verfahren. Zum einen können sehr einfach Vorlagen in ecoDMS erstellt werden und die Dokumente aus JTL Warenwirtschaft in den Scaninput gespeichert werden. Noch weniger Fehler bietet allerdings der automatische PDF Drucker von ecoDMS, da wir hier einen sogenannten White-Text hinzufügen können, sodass eine Archivierung auch bei geändertem Design zu 100% gelingt.
Wie geht man mit White-Text vor?
Um z.B. eine Rechnung automatisch nach ecoDMS zu exportieren kannst du die hinterlegten Exportvorlagen erweitern. Öffne zunächst die Vorlagenverwaltung
Admin->Druck- / E-Mail- / Exportvorlagen
Links siehst du alle derzeitigen Vorlagen. Rechts siehst du, was diese Vorlage erledigen soll. Sobald du einen Reiter auswählst, kannst du eine beliebige Vorlage für diese Kategorie anlegen.
Wenn wir nun z.B. eine Rechnung archivieren wollen, dann navigieren wir bei den Vorlagensets zu Rechnungen und erstellen entweder eine neue Vorlage oder wir bearbeiten die Standardvorlage.
In diesem Beispiel erstellen wir eine neue Vorlage, damit du ein Gefühl für die Funktionalität erhältst. Wir wählen also den Reiter
Rechnung aus und klicken anschließend auf
Anlegen. Danach klicken wir auf die neu angelegte Vorlage und benennen diese passend mit einem Klick auf die Schaltfläche
Umbenennen.
Nun klicken wir erneut die von uns erstellte Vorlage an und geben im rechten Bereich an, was diese Vorlage für uns erledigen soll. Hier haben wir nun zwei Möglichkeiten, um eine Rechnung direkt in ecoDMS zu exportieren. Im Reiter
Drucken wählst du als Drucker den ecoDMS Druckdienst aus.
Nun müssen wir noch den Whitetext in unser Layout übernehmen. Dazu wählen wir links erneut unsere Vorlage aus und klicken auf
Bearbeiten.
Hinweis: Du kannst das Layout nur bei Standardvorlagen ändern!
Füge ein Element des Typs Text ein und positioniere dieses im Layout. Füge für jedes Attribut aus ecoDMS einen Absatz hinzu
Fülle die Absätze mit den Werten. Diese erhältst du oben links aus dem Dropdown-Menü. Wichtig ist noch, dass du die Textfarbe auf Weiß stellst, damit dieser unsichtbar auf der Rechnung erscheint.
Hinweis: ecoDMS erkennt White-Text nur, wenn du über den ecoDMS Drucker druckst!!
Wie geht man ohne White-Text vor?
Anstatt die Option im Reiter
Drucken einzufügen, wechsle zum Reiter
Speichern und füge einen neuen Speicherpfad mit einem Klick auf
Hinzufügen ein. Wähle den neuen Speicherpfad aus und klicke auf
Bearbeiten.
Im Bearbeitendialog können wir nun bei
Template für Dateiname den Pfad zu unserem Scaninput von ecoDMS angeben. So könnte der Pfad dann z.B. aussehen:
D:\{{ Vorgang.Vorgangsid }}.pdf
Nun können wir bereits unsere gerade erstellte Vorlage verwenden, um Rechnungen direkt nach Scaninput zu exportieren. Wir wählen nun unter
Verkauf unsere Rechnung aus und klicken auf die Schaltfläche
Ausgabe->Rechnung->Erweitert für nicht Standardvorlagen und
Ausgabe->Rechnung->Speichern bzw.
Ausgabe->Rechnung->Drucken für Standardvorlagen
Nun wählen wir unsere Vorlage aus und klicken auf
OK. Die Datei wird nun automatisch als PDF erzeugt und gedruckt bzw. in Scaninput gesichert.
Selbiges Verfahren kannst du auch für Aufträge und Angebote verwenden, um diese schnell nach ecoDMS zu exportieren. Entsprechend muss für die Erkennung deiner Rechnung ohne White-Text allerdings eine Vorlage in ecoDMS erstellt werden.
Bei der Karley kannst du kostengünstig eine Lizenz für ecoDMS erwerben. Weitere Informationen findest du unter:
https://www.karley.de/ecoDMS
Gerne helfen wir dir auch bei der Einrichtung von ecoDMS in Zusammenarbeit mit der JTL-Wawi - denn wir sind qualifizierter ecoDMS Partner. Als Systemhaus entwickeln wir immer wieder Lösungen, um deine Dokumente einfach und schnell zu archivieren.
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