Verfahrensdokumentation nach GoBD für ecoDMS

Wenn du dich schon mit dem Thema Archivierung und Unveränderbarkeit von Dokumenten und Aufzeichnungen beschäftigt hast, so wird dir in den ganzen Dokumenten - wie der GoBD - bereits die Erwähnung von Dokumentationen bzw. Verfahrensanweisungen aufgefallen sein.

Schon seit Jahren beschäftigen auch wir uns mit der Archivierung und dem rechtlichen Umfeld für uns selbst und für zahlreiche Kunden. Entsprechend haben wir schon eine Verfahrensanweisung, die auch regelmäßig aktualisiert wird. Aber aufgrund schwammiger und widersprüchlicher Aussagen in Zeitschriften, Internet und Gesetzestext, waren wir uns nicht sicher, ob diese allen Anforderungen entspricht. Darum haben wir unseren Geschäftsführer auf einen Lehrgang zum deutschen Guru der Archivierung "Dr. Ulrich Kampffmeyer" gesandt. Er dotierte schon seit Jahren zu diesem Thema, wird in Zeitschriften und auch Gutachten zitiert und der Lehrgang war speziell auf das von uns vertriebene und auch selbst eingesetzte ecoDMS abgestimmt: "Verfahrensdokumenation nach GoBD"

Warum eine Verfahrensdokumentation , wenn ich schon ecoDMS einsetze?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Und zwar immer dann, wenn ein Prüfer systematische Fehler vermutet, kann es dazu kommen, dass er deine Dokumentation einsehen möchte. Die Verfahrensanweisung gilt dabei als Leitlinie, wie du und deine Mitarbeiter deine Firma führen. Dabei sollte natürlich gelten, dass kleine Firmen auch entsprechend kurze Verfahrensanweisungen besitzen. Je nach Firma dürften also schon 4-7 Seiten ausreichend sein.

Die Notwendigkeit ergibt sich im Übrigen u.a. aus folgenden Stellen: §§ 238, 239 und 257 HGB | §§ 146, 147, 200 AO

Die Verfahrensdokumentation

• ist kein technisches Handbuch, sondern dient als Nachweis der Compliance. Technische Handbücher können und sollten ihr ggf. angeheftet werden.
• beschreibt detailliert individuelle und abgeschlossene Prozessabschnitte in ihrem Gesamtzusammenhang und inklusive aller rechts- und revisionsrelevanten Sachverhalte
• dokumentiert den aktuellen IST-Zustand und muss immer aktuell gehalten werden
• ist eine chronologische, vollständige und zeitgenaue Dokumentation jeglicher Veränderung

Und wie du schon an dieser kurzen Auflistung siehst, kann es leider keine Verfahrensanweisung geben, die für alle Firmen gleich ist. Je nachdem, welche Systeme du verwendest, muss diese Verfahrensdokumentation nach GoBD für dein Unternehmen angepasst werden.

Gemäß Kampffmeyer gelten folgende grundsätzlichen Kriterien für die Revisionssicherheit von Archivsystemen und damit auch ecoDMS:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme fordern neben der Archivierung (Aufbewahrung) an zahlreichen Stellen eine Verfahrensdokumentation.

Wie sieht so eine Verfahrensdokumentation nun aus?

Beim Erstellen der Verfahrensdokumentation muss einem klar sein, dass dies ein ständiger Prozess ist, der gepflegt werden muss. Änderungen müssen einfließen und nachvollziehbar sein. Insofern halten wir es für angebracht, die Verfahrensdokumentation selbst in ecoDMS abzulegen und die Versionierung zu nutzen. So ist jederzeit klar zu welchem Zeitraum die Dokumente galten und was geändert wurde. Auch das ist für die Verfahrensdokumentation wichtig.

"Für die Verwaltung und Aktualisierung ist ein Verantwortlicher zu benennen. Der Verantwortliche überwacht alle Aktivitäten, die zu Veränderungen in der eingesetzten Lösung und in den zugehörigen Prozessen führen. Verantwortlich für die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist das steuerpflichtige Unternehmen, bzw. der Eigentümer der Daten und Dokumente. Diese grundsätzliche Verantwortung besteht auch dann, wenn die Erstellung der Verfahrensdokumentation an Wirtschaftsprüfer, Berater, Outsourcing-Unternehmen oder Anbieter von Archivlösungen abgegeben wurde." so Kampffmeyer.

In diesem speziellen Ordner sollte nun ein Inhaltsverzeichnis genauso wenig fehlen wie alle Anwenderhandbücher zu steuerrelevanter Software, Systemdokumentationen, Schulungsunterlagen und die Verfahrensbeschreibungen mit Zuständigkeiten.

Wichtig ist, dass alle Haupt- und Nebensysteme einbezogen sind. Für alle wichtigen Bereiche sind die Verfahrensbeschreibungen, Test- und Abnahmedokumentation sowie Prüfberichte nebst Anlagen und Anhängen abzulegen.

Wie du siehst, kann die Liste und damit auch die Arbeit quasi unendlich sein, und man muss sich eine Menge Informationen zusammensuchen. Das haben wir nun aber einmal vereinheitlicht und Musterunterlagen zusammengestellt. Im Projekt können wir mit dir aufgrund zahlreicher Empfehlungen so einfach eine Verfahrensanweisung schneller zusammenstellen, als wenn du dich alleine mit dem Thema befasst. Je nach Unternehmensgröße ist ggf. ein Steuerberater, Wirtschaftsberater oder sogar Betriebsrat mit ins Boot zu holen. Bei kleineren Unternehmen < 10 Mitarbeitern sollte die erste Erstellung allerdings nur wenige Tage in Anspruch nehmen und dich so ruhiger schlafen lassen.

All das können wir auch gleich bei der Einführung von ecoDMS als Archivsystem bei dir mitmachen, sodass du einmal die Arbeit hast und gleich auch den Umgang und die Vorteile schneller lernst.

Solltest du auch den Bedarf sehen oder die Empfehlung vom Steuerberater oder Prüfer haben, eine Verfahrensanweisung zu erstellen, so sind wir dir gerne behilflich - in dem Umfang, den du wünschst! Unser Datenschutzbeauftragter Herr Böttcher kann auch sofort mit ins Boot genommen werden, wenn die DSGVO bei dir noch nicht umgesetzt wurde und dringender Handlungsbedarf besteht.

Fragen kostet nichts: Kontakt