Noch immer sind wir heute nicht beim viel beschworenen papierlosen Büro angelangt und haben in Firmen so häufig zahlreiche Drucker stehen, die Kosten verursachen. Eine im Jahr 2011 vorgestellte IDC-Studie schätzt, dass die mit dem Druck verbundenen Kosten ein bis drei Prozent der Jahreseinnahmen eines Unternehmens ausmachen. Wenn diese Zahlen stimmen, ist das erschreckend, und man muss einmal überlegen, wo sich Einsparpotenziale finden lassen:
- Muss man ein Dokument wirklich ausdrucken?
Vielfach können Dokumente auch digital archiviert werden, z.B. im PDF/A-Format. Mit einer Signatur und einem revisionssicheren Archiv kommt man auch mit dem Gesetz nicht in Konflikt. Man hat zusätzlich noch den Vorteil, dass man bei ordentlicher Datenhaltung und Archivierung auch nach den Dokumenten suchen kann - und niemanden stundenlang ins Archiv verbannen muss.
- Kann ich Dokumente im Eingang digitalisieren?
Wenn ich direkt digitale Dokumente beim Posteingang erhalte, kann ich diese mit einem Workflow oder Dokumentenmanagement-System auch digital an die Sachbearbeiter weiterleiten. Diese können Notizen und Informationen beifügen - ohne dass diese ausgedruckt und innerhalb des Hauses transportiert werden müssen.
- Muss ich Dokumente wie Produktionszettel ausdrucken?
Je nach Komplexität ist es nicht notwendig, z.B. Produktionsaufträge auszudrucken. Zum einen kann man diese in Digitaler Form häufig an Produktionsmaschinen senden, oder per Abruf beim Arbeitsplatz des Produktionsmitarbeiters sichtbar machen. Häufig setzen innovative Firmen hier RFID-Chipkarten für Mitarbeiter ein, die den Mitarbeiter identifizieren. Wenn er dann mit diesem Chip an ein Tablet oder einen Computer geht, wird direkt sein nächster Produktionsauftrag aufgerufen.
- Sind Laufzettel noch zeitgemäß?
Vielfach werden Laufzettel für zu erledigende Aufgaben erstellt. Dabei muss ein Mitarbeiter sich an verschiedenen Stellen melden, und bekommt eine Unterschrift. Auch dieses Problem kann z.B. durch einen RFID-Workflow sehr einfach umgesetzt werden und spart Ausdrucke. Kontrollzettel sind jederzeit digital einsehbar
Diese Liste könnten wir noch viel weiter führen, und es hängt von einer genauen Analyse deiner Arbeitsprozesse im Unternehmen ab, was sinnvoll zu Kosteneinsparungen dienen kann. Auch der Einsatz von Tablet-PCs, die im Prinzip Dokumente variabel aufrufen können, ist ein Schritt, um den häufigen Druck gerade von nur temporär benötigten Dokumenten zu vermeiden.
In der Regel betragen die reinen Hardwarekosten eines Druckers meist nur 5 bis 20 Prozent der Gesamtkosten eines Druckersystems, während sich die restlichen 80 bis 95 Prozent auf andere Kosten verteilen: direkte, anwendungsbezogene Verbrauchskosten und indirekte Kosten.
Was sind direkte Kosten?
- Tonverbrauch
- Tintenpatronen
- Strom
- Papier
Was sind indirekte Kosten (ca. 50% der Gesamtkosten)?
- Instandhaltung
- Wartung
- Administration
- Störungen
Wie kann man nun diese Kosten minimieren?
Ein Ansatz ist es, eine homogene Struktur an Geräten in der Firma bereitzuhalten. Wenn man mehrfach dieselben Geräte einsetzt, sind einige "Macken" bekannt und können schnell durch den Nutzer oder auch den Flurfunk behoben werden. Veraltete Systeme, die häufig ausfallen und einen Servicetechnikereinsatz erfordern, sollten rechtzeitig ausgetauscht und auch gewartet werden!
Um dir nun aber die richtige Dosierung anzubieten, ist zunächst eine ausführliche Analyse der IST-Kosten deiner Druckerlandschaft und deiner Anforderungen erforderlich. Unsere Arbeit besteht darin, die Gerätekonsolidierung durchzuführen und den Gerätepark regelmäßig zu überwachen und zu optimieren. Mit dem Managed Print Service gehen zahlreiche Workflow-Verbesserungen im Dokumentenmanagement einher oder aber auch Ideen, die häufig auf Kundenseite eingebracht werden.
Solltest auch du einen Bedarf in deiner Unternehmung sehen, so würden wir uns über ein Gespräch freuen.
