Druckkosten sparen mit Managed Print Services der Karley

Noch immer sind wir heute nicht beim viel beschworenen Papierlosen Büro angelangt und haben in Firmen so häufig zahlreiche Drucker stehen, die kosten verursachen. Eine im Jahr 2011 vorgestellte IDC-Studie schätzt, dass die mit dem Druck verbundenen kosten ein bis drei Prozent der Jahreseinnahmen eines Unternehmens ausmachen. Wenn diese Zahlen stimmen, ist das erschreckend und muss einmal überlegen, wo sich Einsparpotentiale finden lassen:

1. Muss man ein Dokument wirklich ausdrucken?
   Vielfach können Dokumente auch digital archiviert werden, z.B. im PDF/A Format. Mit einer Signatur und einem revisionssicheren Archiv kommt man auch mit dem Gesetzt nicht ins Konflikt. Man hat zusätzlich noch den Vorteil, dass man bei ordentlicher Datenhaltung und Archvierung auch nach den Dokumenten suchen kann – und niemanden stundenlang ins Archiv verbannen
2. Kann ich Dokumente im Eingang digitalisieren?
   Wenn ich direkt digitale Dokumente beim Posteingang erhalte, kann ich diese mit einem Workflow oder Dokumentenmanagement System auch digital an die Sacharbeiter weiter leiten. Diese können Notizen und Informationen beifügen – ohne das diese ausgedruckt und innerhalb des Hauses transportiert werden müssen.
3. Muss ich Dokumente wie Produktionszettel ausdrucken?
   Je nach Komplexität ist es nicht notwendig z.b. Produktionsaufträge aus zu drucken. Zum einen kann man diese in Digitaler Form häufig an Produktionsmaschinen senden, oder per Abruf beim Arbeitsplatz des Produktionsmitarbeiters sichtbar machen. Häufig setzen innovative Firmen hier Mitarbeiter RFID Chipkarten ein, die den Mitarbeiter identifiziert. Wenn er dann an ein Tablet oder Computer mit diesem Chip geht, wird direkt sein nächster Produktionsauftrag aufgerufen
4. Sind Laufzettel noch Zeitgemäß?
   Vielfach werden Laufzettel für zu erledigende Aufgaben erstellt. Dabei muss ein Mitarbeiter sich an verschiedenen Stellen melden, und bekommt eine Unterschrift. Auch dieses Problem kann z.b. durch einen RFID Workflow sehr einfach umgesetzt werden und spart Ausdrucke. Kontrollzettel sind jederzeit digital einsehbar

Diese Liste könnten wir noch viel weiter führen und es hängt von einer strengen Analyse Ihrer Arbeitsprozesse im unternehmen ab, was sinnvoll zu Kosteneinsparungen dienen kann. Auch der Einsatz von Tablet PCs, die im Prinzip Dokumente variabel aufrufen können ist ein Schritt um den häufigen Druck gerade von nur temporär benötigten Dokumenten zu vermeiden.

In der Regel betragen die reinen Hardwarekosten eines Druckers meist nur 5 bis 20Prozent der Gesamtkosten eines Druckersystems, während die restlichen 80 bis 95 Prozent auf andere Kosten verteilen: Direkte, Anwendungsbezogene Verbrauchskoten und indirekte Kosten.

Was sind direkte Kosten?

• Tonverbrauch
• Tintenpatronen
• Strom
• Papier

Was sind indirekte kosten (ca. 50% der Gesamtkosten)

• Instandhaltung
• Wartung
• Administration
• Störungen

Wie kann man nun diese Kosten minimieren?
Ein Ansatz ist es eine homogene Struktur an Geräten in der Firma bereit zu halten. Wenn man mehrfach die selben Geräte einsetzt, sind einige „Macken“ bekannt und können schnell durch den Nutzer oder auch den Flurfunk bearbeitet werden. Veraltete Systeme die häufig ausfallen und einen Servicetechnikereinsatz fordern, sollten rechtzeitig ausgetauscht und auch gewartet werden!

Um Ihnen nun aber die richtige Dosierung an zu bieten, ist uzunächst eine ausführliche Analyse der IST Kosten Ihrer Druckerlandschaft und Anforderungen erforderlich. Unsere Arbeit besteht darin die Gerätekonsolidierung durch zu führen und den Gerätepark regelmäßig zu überwachen und zu optimieren. Mit den Managed Print Service einher gehen zahlreiche Workflow Verbesserungen im Dokumentemangament oder aber auch Ideen, die häufig auf Kundenseite eingebracht werden.

Sollten Sie auch einen Bedarf in Ihrer Unternehmung sehen, so würden wir uns über ein Gespräch freuen.