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Tobit David 3 – Die Kommunikationslösung

Seit 2001 ist die Karley Deutschland GmbH, Tobit Partner – und 2007 sogar Recommended Partner sowie Premium Partner! Durch regelmäßige Schulungen sind einige unserer Mitarbeiter sogar Tobit Certified Specialist 2010 – auch Tobit System Specialist und können Sie so tatkräftig bei der Einführung oder einer Systemumstellung bei Tobit mit Rat und Tat zur Seite stehen. Viele auch selbst programmierte Tools machen Ihnen das Leben leichter und die Kommunikation zu einem der einfachsten und effektivsten Arbeitsinstrumente in Ihrer Unternehmung!
Unsere neuesten Auszeichnungen die unser Herr Ley im April 2012 bekam sind nun hier:

Tobit David

Email-Server, Fax-Server, Anrufbeantworter, Haussteuerungszentrale, Alarmaaufzeichnung, Multimediaverwaltung … und vieles mehr

Jetzt bekommen Ihre Informationen ein Zuhause: David ist das Zentrum fur alle Informationen, egal in welchem Medium sie gerade verpackt sind. Im Handumdrehen tauschen Sie eMails, Faxe, Sprachnachrichten und handschriftliche Notizen aus. Blitzschnell koordinieren Sie Termine und Projekte. Und auf Knopfdruck greifen Sie auf Adressen, Bilder, Dokumente, aktuelle Nachrichten Ihrer wichtigsten Quellen, interessante TV-Sendungen oder Songs zu. Direkt an Ihrem PC oder auch unterwegs: mit Ihrem Notebook, einem Internet-Rechner, Ihrem Pocket PC oder Handy. Mit David hat einfach alles seinen Platz.

Seine robuste Client-/Server-Architektur, seine Kontaktfreudigkeit zu allen erdenklichen Netzen, seine uneingeschränkte Multimedialität und seine Offenheit für alle populären Server Betriebssysteme machen David so einzigartig wie unverzichtbar für bereits mehrere Hunderttausend Kunden auf der ganzen Welt. Setzen auch Sie auf David und verwandeln Sie Ihren PC oder Server in das Informationszentrum Ihres Unternehmens oder Zuhauses

David von Tobit Software gilt seit vielen Jahren als Ma? aller Dinge, wenn es um professionelle Kommunikation, Teamwork und den Umgang mit den verschiedensten Informationen und Medien geht. Mehrere hunderttausend Kunden in kleinen und mittelstandischen Unternehmen und in privaten Umgebungen setzen bereits auf die erfolgreichste und beliebteste deutsche Standard-Software.

David von Tobit Software ist das ultimative Werkzeug fur das Management, die Aufbereitung und den Austausch von Informationen. Stellen Sie David auf die Probe, und erleben Sie selbst, wie diese Software alle Ablaufe in Ihrem Unternehmen beschleunigt. Bestellen Sie gleich Ihren TESTER bei Karley gegen eine Schutzgebuhr von 5 Euro und prufen Sie David 30 Tage lang auf Herz und Nieren.

Mehr Produktivität durch professionelle Software

Vor dem Hintergrund enormer Veränderungen der Kommunikationsstrukturen in Institutionen, der ständig wachsenden Vernetzung und der Veränderung der Kommunikationsmedien liefert ein intelligentes Kommunikations- und Informationsmanagement die Basis um den neuen Anforderungen zu begegnen. Die Orientierung an Informationen spielt im Gegensatz zur Datenorientierung in Institutionen, von denen hier nur Unternehmen betrachtet werden sollen, eine wichtige Schlüsselrolle.

Schlüssel zum Erfolg
Die Globalisierung des Wettbewerbs macht es für erfolgreiche Unternehmen unumgänglich sich mit neuen Möglichkeiten der Kommunikation auseinander zu setzen. In Dienstleistungs- und Industrieunternehmen liegt der Schlüssel für den Erfolg in der Geschwindigkeit, Transparenz, Flexibilität und der unternehmerischen Weitsicht. Dabei müssen verschiedene Bereiche der internen und externen Kommunikation zusammengeführt werden und ein breit angelegtes Instrumentarium von Kommunikationsmedien ist zu berücksichtigen. Faxe, eMails, SMS-Nachrichten, Homepages, WAP-Informationen und nicht zuletzt die sprachliche Kommunikation werden die Bestandteile des Kommunikationsmanagementes.

Software als Lösung
Hilfsmittel, die den Informationsfluss unterstützen und fördern gibt es viele: Z.B. das Telefon oder das Faxgerät. Immer häufiger vertraut man auch auf Software-Lösungen, die den Austausch von Informationen in Unternehmen organisieren und optimieren sollen und das Kommunikationsmanagement unterstützen. Das wohl bekannteste Produkt ist Microsoft Exchange Server. Eine bewährte Software, die in vielen mittelständischen und größeren Unternehmen eingesetzt wird. Das ist wahrscheinlich auch der Grund dafür, dass auch der Bedarf an Alternativen zu Exchange immer größer wird. Denn gerade für mittelständische Unternehmen birgt eine Investition z.B. eine Software wie Microsoft Exchange, immer ein gewisses Risiko. So sollte man unbedingt im Voraus definieren welchen Ansprüchen eine neue Software gerecht werden muss, damit man im Unternehmen auch wesentlich wirtschaftlicher arbeitet.

Positionierung im Mittelstand
Microsoft Exchange, sowie andere Produkte dieser Gattung sehen sich als Software-Produkte für mittelständische Unternehmen, durch deren Einsatz man die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter fördert und den gesamten Informationsfluss im Unternehmen optimiert. Laut Marketing-Aussage von Microsoft ist Exchange „der ideale Server für Kommunikation und Zusammenarbeit in kleinen und mittelständischen Unternehmen.“ Microsoft Exchange wird sicherlich auch in vielen mittelständischen und auch in einigen kleineren Unternehmen eingesetzt, doch historisch betrachtet ist Exchange eher in großen Unternehmen als „Groupware-Lösung“ zuhause. Denn gerade dort wird Exchange als Plattform für Zusammenarbeit und Messaging eingesetzt, was sich auch im Funktionsumfang wiederspiegelt: Exchange bietet zweifellos sehr gute Funktionalitäten für die Zusammenarbeit, die in Großen Unternehmen von hohem Nutzen sind. Jedoch ist ein reibungsloser Informationsaustausch, extern wie auch intern, nicht allein durch Tools für die Zusammenarbeit zu realisieren. Denn im Bereich Messaging konzentriert sich Exchange lediglich auf das Medium eMail. Natürlich ist eMail, die am häufigsten für die Zusammenarbeit verwendete Anwendung, doch hört die Kommunikation mittelständischer Unternehmen nicht bei eMail auf. Fax, Brief, Telefon oder sogar SMS sind Medien, die ebenfalls für die tagtägliche Kommunikation in Unternehmen genutzt werden. Sogar relativ häufig.

Bei Unified Messaging Lösungen wie David von Tobit Software ist die Richtung eine ganz andere. Der Fokus liegt im Gegensatz zu Exchange nicht auf Groupware-Funktionalitäten, sondern eindeutig auf den Austausch von Informationen. Um welche Informationen es sich dabei handelt, ist eigentlich egal. Neben eMails wird hier auch der Umgang mit Telefaxen, Sprach- und SMS-Nachrichten gesteuert und koordiniert. Das System dient als universelle Informationszentrale, verwaltet die unternehmensweite Termin- und Aufgabenplanung und bietet damit die wichtigsten Tools für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Unternehmen. Für mittelständische Unternehmen ist das vielleicht ein entscheidender Vorteil, wenn man die Arbeitsweise dieser Unternehmen etwas genauer betrachtet.

Was sind die Vorteile?
Unternehmen, kleine wie auch große Betriebe, sind in verschiedenen Abteilungen oder Gruppen aufgeteilt, die mehr oder weniger miteinander verzahnt sind. Folglich müssen diese Abteilungen miteinander kommunizieren, um Geschäftsprozesse aktiv voranzutreiben. Je besser also die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und je besser der Informationsfluss der einzelnen Mitarbeiter dieser Abteilungen ist, desto wirtschaftlicher und erfolgreicher arbeitet ein Unternehmen. Was zählt ist also ein perfektes Kommunikationsmanagement und ein intakter Informationsfluss.

Für die interne, sowie für die externe Kommunikation verwenden die Mitarbeiter die verschiedensten Mittel. Häufig ruft man schnell mal einen Kollegen an oder schickt ihm eine eMail, falls er telefonisch nicht zu erreichen ist. Bestellungen erledigt man einfach per Telefax und die persönlichen Einladungen zur Betriebsbesichtigung verschickt man am besten per Post. Aber ist das wirklich so einfach und unkompliziert wie es sich anhört? Bestimmt nicht. Denn überall in den verschiedenen Kommunikationsketten gibt es Schnittstellen an denen der Informationsfluss unterbrochen wird und Geschäftsprozesse ins Stocken geraten.

Nur ein Beispiel von vielen:
Ein Mitarbeiter möchte bei einem Kunden etwas per Telefax bestellen. Sofern man kein vorbereitetes Formular verwenden kann, erstellt der Mitarbeiter die Bestellung in seiner Textverarbeitung, druckt diese aus und geht dann mit der Bestellung zum Faxgerät. Am Faxgerät stehen bereits zwei Kollegen. Der eine wartet auf seine Sendebestätigung und der anderer wartet, weil er noch etwas interessantes zu erzählen hat. Nach einigen Minuten und einer Zigarette später kann dann die Bestellung endlich durchgefaxt werden. Im ersten Versuch gab es leider einen Fehler bei der Übertragung. Der zweite Versuch ist endlich erfolgreich. Auf dem Rückweg muss noch schnell eine Kopie der Bestellung gemacht werden auf der man einige Notizen hinzufügt, bevor diese dann im „Körbchen“ des Chefs landet und am nächsten Tag weiter verteilt wird. Zuletzt wird die Bestellung zu allen anderen in einem Ordner abgeheftet und in die Ablage verbannt. Der Aufwand für diesen alltäglichen Arbeitsablauf ist enorm was zur Folge hat, dass die Personalkosten steigen.

Auch wenn dieser Arbeitsablauf etwas überspitzt dargestellt wurde, werden immer noch viele Arbeiten in ähnlicher Form erledigt. Und genau da muss eine neue Software ansetzen, wenn sie als Tool für effektives Kommunikationsmanagement dienen soll. Sie muss die Arbeit im gesamten Unternehmen effizienter und wirtschaftlicher gestalten und die alltägliche Arbeit im Büro organisieren und optimieren.

Eine Software-Lösung sollte daher jedem Benutzer im Unternehmen alle Informationen immer und überall zur Verfügung stellen. Ohne aufwendiges Suchen. Und ohne Umwege über das Faxgerät oder den Drucker machen zu müssen. Ob es sich dabei um ein Telefax, eine eMail oder um eine Sprachnachricht handelt, ist völlig egal.

Alle Informationen im Griff 
Sinnvollerweise basieren Unified Messaging Systeme wie David auf der Client-/ Server-Technologie. Der Client ist die Anwenderoberfläche mit der der Benutzer Nachrichten empfangen und versenden kann, Aufgaben plant und Termine koordiniert. Der Client ist also die eigentliche Benutzerschnittstelle, die als Plattform für Kommunikation, Information und für die Zusammenarbeit dienen soll. Der Exchange-Client ist in aller Regel Microsoft Outlook. Mit Outlook hat der Benutzer die Möglichkeit eMail-Nachrichten zu erstellen, zu versenden und zu empfangen und zahlreiche Tools für die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu nutzen. Doch mit Outlook hat ein Benutzer lediglich seine eMail-Nachrichten im Griff, der Umgang mit Fax, Sprach- und SMS-Nachrichten und ein ausgereiftes Ablagesystem für alle Dokumententypen sind für den Umgang mit allen Medien notwendig.

Über den Client greift der Benutzer also auf seine Informationen, wie z.B. eMails, Aufgaben oder Termine, zu. Diese Daten liegen alle zentral auf dem Server. Der Server ist sozusagen der eigentliche Leistungsträger. Er kümmert sich, für den Anwender vollkommen unbemerkt, um den Austausch von Nachrichten und Informationen und stellt den Benutzern sämtliche Funktionen direkt im Client zur Verfügung. Die intelligente Verknüpfung der unterschiedlichen Kommunikationsmedien findet auf dem Server statt. Das ermöglicht dem Anwender, vollkommen zeit- und ortsunabhängig miteinander zu kommunizieren und seine Kommunikation jederzeit seinen Bedürfnissen anzupassen.

Was will ein Unternehmen?
Ein Unternehmen, dass mit einer Software seine Kommunikationsprozesse managed, investiert in die Zukunft. Laut Umfragen sind die Hauptziele die Unternehmen dabei verfolgen die Steigerung der Effizienz, die Optimierung der Geschäftsprozesse, die Kostensenkung sowie eine höhere Kundenbindung. Also, sehr hohe Anforderungen, die an ein solches System gestellt werden. So reicht es nicht aus „nur“ auf ein bewährtes und technisch ausgereiftes Produkt zu setzen. Wichtig sind vor allem auch die Betriebskosten einer Software, die für das Erreichen der Unternehmensziele eine enorm wichtige Rolle spielen.

Wert der Systemintegration
Eine Software muss sich dem Unternehmen anpassen. Das heißt sie muss sich problemlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren und leicht um zusätzliche Benutzer und Funktionen zu skalieren sein. Eine Betriebssystem unabhängige Plattform bedeutet dabei für das Unternehmen vor allem mehr Unabhängigkeit und Entscheidungsfreiheit und keine Umstrukturierung der vorhandenen IT.

Die bessere Lösung für Unternehmen
Die Basis für effizientes Arbeiten im gesamten Unternehmen und Ziel den Kommunikationsmanagements ist es einen gut organisierten Informationsfluss zu schaffen. Dafür müssen die Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Mehrere Faktoren spielen dabei eine wichtige Rolle, wenn die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden sollen. Nimmt man die tägliche Arbeit im Büro eines mittelständischen Unternehmens als Maßstab, dann sind vor allem die hier aufgeführten Faktoren für Unternehmen von hoher Bedeutung:

eMail
Die eMail ist das wohl am häufigsten verwendete Medium für die interne und externe Kommunikation. Nachrichten können weltweit in Sekundenschnelle per Mausklick versendet werden.

Telefax
In jedem Unternehmen kommunizieren die Mitarbeiter zwecks Bestellungen, Anfragen oder Buchungen mit Ihren Kunden per Telefax. Dass das Faxen mit dem Faxgerät eine weniger effiziente Art der Kommunikation ist, ist bereits an einem Beispiel verdeutlicht worden.

Sprachnachrichten/ Anrufbeantworter
Ist der Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz kann ihm einfach eine Nachricht hinterlassen werden. Diese sogenannte Sprachnachricht wird genau wie eine eMail oder ein Telefax im Eingangsbuch des Mitarbeiters dargestellt.

SMS
Für die Verwendung von SMS-Nachrichten in Unternehmen gibt es mehrere Beispiele: Außendienstmitarbeiter profitieren davon, wenn sie sich ihre Email-Nachrichten einfach als SMS auf das Mobiltelefon weiterleiten lassen. Zudem ist man per SMS immer erreichbar.

Teamarbeit
Eine gut organisierte Zusammenarbeit aller Mitarbeiter und Abteilungen ist mit entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Für eine harmonisierende Zusammenarbeit sind mehrere Faktoren ausschlaggebend:

Dokumentenmanagement
Finden statt Suchen! So heißt die Devise, wenn Unternehmen eine Software einsetzen möchten, die die elektronische Ablage beliebiger Dokumente ermöglicht. Egal ob es sich dabei um Nachrichten, beliebige Office-Dokumente wie MS Word oder Excel oder auch um Grafik-Dateien handelt. Die Ablage multimedialer Dateien ist Bestandteil des Kommunikationsmanagements, ebenso wie der schnelle Zugriff auf die Dokumente und Dateien.

Mobilität
Informationen müssen immer und überall Verfügbar sein. Wenn ein Außendienstmitarbeiter auf dem Weg zu seinem nächsten Termin ist, muss er genauso über aktuelles Geschehen im Bilde sein, als wenn er im Büro an seinem Arbeitsplatz sitzen würde. Für die sprachliche Kommunikation verfügt heute bereits jeder über mindestens ein Mobiltelefon, auf dem er mehr oder weniger erreichbar ist. Aber auch der mobile Datenaustausch muss in die gesamte Kommunikationsstruktur eingebunden werden. Der mobile Mitarbeiter sollte dazu über verschiedene Optionen verfügen um auf aktuelle Nachrichten und Informationen zugreifen zu können. Die Replizierung von Daten über eine einfache Internetverbindung ist dabei wohl der einfachste Weg. Und mit dem sogenannten „Web Access“ ist jedes internetfähige Endgerät in der Lage auf Informationen im Unternehmen zuzugreifen. Iphone oder Android Telefone können dabei einfach über die üblichen Exchange Schnittstellen die Kalender, Mails und Adressen einfach synchronisieren – ganz ohne eigene Software – komplett eingebettet in die bekannte Umgebung.

Fazit:
Kommunikation ist die Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg. Das Kommunikations-Management über sämtliche Medien und Zugangsgeräte hinweg die Aufgabe, die durch moderne Software-Produkte gelöst werden sollte. Dabei darf das Medium für den Anwender keine Rolle spielen. Er kommuniziert und informiert sich mit dem „Gerät“, das ihm momentan zur Verfügung steht und die Software setzt die Information in die für den Empfänger verständliche Form um. Auf diese Weise verringern sich Reaktionszeiten und Informationsdefizite. Das Unternehmen bleibt flexibel und rentabel.

Weitere Informationen auch unter:
https://david.karley.de

Preise für Lizenzen im Shop: https://www.karley.de/sonstiges/tobit_david_kommunikation

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