Gerade für kleinere und mittlere Firmen ist es heute wichtig geworden ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu nutzen um allen arbeitsrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Häufig wird aber in solchen Firmen bereits eine Software zur Lohnabrechnung genutzt und ist etabliert und funktioniert sehr gut. Viele Firmen setzen dabei auf Lexware Lohn & Gehalt pro oder sogar die Lexware Professional Software. Diese bietet zahlreiche Abrechnungsmöglichkeiten und auch korrekte Abrechnungen und Meldungen.
Hat man also bereits ein solches System muss man nun nur noch die Zeiten erfassen. Eine Möglichkeit ist es die Mitarbeiter Stundenzettel schreiben zu lassen und diese dann von einem Vorgesetzten gegenzeichnen zu lassen. Die immer wiederkehrende Aufgabe der Mitarbeiter in der Buchhaltung ist dann das stumpfe Übertragen der Stundenzettel in die Software. Das kostet viel Zeit und Geld.
Günstige, aber gute Zeiterfassungssysteme wie TimeMoto von Safescan bieten auf der anderen Seite keine speziellen Exportmöglichkeiten sondern setzen häufig auf eigene Auswertungen. Nutzt man diese ist man auf das Regelset der Hersteller angewiesen, die nicht unbedingt für die eigene Firma ausreichen und auch ein manueller Übertrag der Zahlen aus der Zeiterfassung ist aufwendig und fehleranfällig.
Die Lösung: TimeMoto zu Lexware Exporter
Wir haben also überlegt wie man beides zusammen bekommt um so Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Aus dieser Überlegung wurde ein kleines Tool – der KarLey TimeMoto zu Lexware Exporter. Mit Hilfe unserer Software können diese Zeiten exportiert und so in Lexware für die Lohnabrechnung eingelesen werden.
Wie dieser funktioniert schauen Sie sich gerne hier an:
Was benötigt man alles?
Um nun ein einfaches System zu haben benötigen Sie 3 Komponenten:
- Lexware Lohn& Gehalt Pro oder Lexware Professional ab Version 2022 22.02 (andere Versionen einfach testen!)
- Ein einfaches TimeMoto Zeiterfassungstermin mit entsprechenden Mitarbeiter ausweisen. Einige davon finden sie hier:
- Den Karley TimeMoto zu Lexware Exporter – kostenloses Tool – weiter unten ladbar.
Im Video erklären wir bereits was Sie alles machen müssen, damit beides zusammen funktioniert:
a) SafeScan TimeMoto einrichten und dort die Benutzer anlegen. Sie ordnen dort den Nutzern die RFID Keys zu uns müssen dort auch die Mitarbeiternummer aus Lexware für jeden Benutzer hinterlegen.
b) Die Nutzer loggen sich dann elektronisch beim kommen und Gehen ein TimeMoto ein, die Zeit wird vom Terminal erfasst.
c) Einmal monatlich (vor dem Export nach Lexware) öffnen Sie die SafeScan Software auf einem PC und laden so die Zeiten vom Erfassungstermin in die TimeMomoto Software. Überprüfen Sie nun die Buchungen. Folgt auf jedes Herein auch ein Heraus? Falls nicht müssen diese Daten korrigiert werden. Gelegentlich vergessen Mitarbeiter sich schon mal ein und aus zu stempeln. Das würde zu falschen Zeiten führen. TimeMoto zeigt Ihnen diese Buchungen aber auch an.
d) Nachdem Sie nun die Daten in der SafeScan Software haben und korrigiert, können sie unseren Exporter einmal starten und erstellen am besten einen eigenen Ordner. In diesen schreibt unsere Software dann die erfassten Zeiten. Lexware lässt 4 Buchungspaare (Hinein -> Heraus) pro Tag zu. Die ersten 3 übernehmen wir. Sollte der Mitarbeiter sich häufiger ein- und wieder ausgestempelt haben werden die restlichen Zeiten zu einer Buchung zusammen gefasst. Als Beleg haben Sie immer noch die original Buchungen in TimeMoto – nur in Lexware ist nicht mehr möglich.
d) Starten Sie nun Lexware und importieren jeden Mitarbeiter im Stapel.
Ab jetzt kostenfrei und unverbindlich nutzen!
Keine Zahlungsinformationen notwendig – kostenlos, keine Registrierung
Kosten
Die Lizenz ist nun frei. Sie können diese kostenlos herunterladen und installieren.
Hilfe / Unterstützung
Alle Hilfen finden Sie hier auf der Seite, sowie dem Film. Eigentlich ist die Software aber so einfach gehalten, dass Sie sicherlich ohne weitere Unterstützung auskommen. Sollten Sie einen Bug vermuten, können Sie uns gerne eine Email schreiben und wir schauen uns die Software an. Gerne senden sie uns dann auch Testdaten, damit wir das Problem nachvollziehen können. Ein Remote Desktop Dienst bieten wir auch an, falls Sie Fragen zur Installation oder Bedienung haben. Da die Software schon kostenlos ist, können wir den Service aber nicht kostenlos machen und berechnen dafür unsere Service-Einheiten (je 15 Minuten). Die Preise dazu finden Sie hier: https://www.karley.eu/ServicePreise.pdf
Änderungen in der Software
Gelegentlich haben wir Kunden, die die Erfassung anders wünschen. Also eine andere Zusammenfassung oder Rundungen. Solche Extra-Wünsche können wir erfüllen. Bitte senden Sie uns dazu eine Email mit Ihren Anforderungen. Wir werden schauen wie hoch die Programmierkosten für die Änderungen sind und Ihnen ein Angebot übermitteln.
- TimeMoto Lexware Schnittstellen update
Folgende Änderungen wurden vorgenommen:
- Die Software wurde aus dem Karley Lizenzserver genommen und ist somit komplett kostenlos und ohne Registrierung zu nutzen
- Die .NET Version wurde auf :NET 8.0 upgedatet, sowie einzelne Komponenten
Projektanfragen und Installation
Als Systemhaus bieten wir unseren Kunden auch komplette Angebote und Installationen an. Dieses geht häufig mit einem Remote Service. Wir gehen an dieser Stelle davon aus, dass Sie bereits Lexware Lohn&Gehalt nutzen. Gerne erstellen wir auch ein Angebot mit einem kompletten Service, den Sie sich wünschen. Nehmen Sie dazu einfach mit uns Kontakt auf und nennen die Details Ihrer Anfrage.
