Sicherlich kennen Sie das Problem, dass die Archivierung für Sie eigentlich schnell gehen muss. Mit der sogenannten Dunkelarchivierung werden Dokumente als PDF in dem ecoDMS Eingang erzeugt und von dort archiviert.
ecoDMS erkennt dann automatisch die Belegnummer und das Datum oder auch z.B. eine Kundennummer. Damit ist Ihr Beleg archiviert und Sie sind zunächst glücklich.
Schauen wir aber einmal in die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) so sehen wir, dass Sie auch für die Vollständigkeit verantwortlich sind und somit immer wieder das System überprüfen müssen. Das könnte also bedeuten, dass Sie täglich die Ausgangsrechnungen in ecoDMS auf Vollständigkeit überprüfen und durchzählen müssen. Danach schreiben Sie sich ein Protokoll, dass Sie das erledigt haben. Ein sehr zäher Vorgang und Hindernis für einige Firmen ein Archivsystem zu nutzen. Aus diesem Grund haben wir den RechnungsChecker programmiert.
Wie arbeitet der RechnungsChecker?
Der RechnungsChecker setzt auf die API von ecoDMS auf. Diese müssen Sie also zunächst aktivieren. Wenn das Programm startet, schlägt es Ihnen den letzten Tag als Überprüfungsdatum vor. Sie können auch einen anderen Bereich wählen. Es sucht im ecoDMS Archiv die kleinste und größte Rechnungsnummer in diesem Zeitraum und überprüft, ob es dazwischen keine Lücken gibt. Fehlen Ausgangsrechnungen oder sind diese nicht in angegebenen Zeitraum archiviert, so bekommen Sie diese angezeigt und können passende Maßnahmen ergreifen.
Welchen Zeitraum kann ich überprüfen?
Wir empfehlen eine zeitnahe Überprüfung, damit auch die Korrektur stattfinden kann. Aber natürlich können Sie den Zeitraum beliebig erweitern. Eine Begrenzung erfolgt durch die API, die maximal eine Suche von über 1000 Dokumenten zulässt. Erreichen Sie diese Anzahl an Rechnungen im Prüfintervall, müssen Sie ein kleineres Prüfintervall auswählen. Möchte ich mehr Dokumente überprüfen, kann dieses unser RechnungsExporter für JTL.
Wünsche?
Da wir die Software selbst programmieren können wir auch anderen Warenwirtschaften als JTL anbinden. Sollten Sie Bedarf haben die Rechnungen in ecoDMS auf Vollständigkeit zu überprüfen, so melden Sie sich gerne bei uns.
Kostenlose Software!
Sie können den RechnungsChecker und den Rechnungsexporter für JTL kostenlos nutzen. Es ist in einem Paket mit dem Rechnungsexporter enthalten, der ebenfalls kostenlos ist. Nicht kostenlos ist bei Bedarf unser Support und auch die ecoDMS Version kostet. Hier haben wir günstige Mietversionen der ecoDMS One Software für Sie im Programm und können Ihnen bei der Installation und Schulung helfen. Fragen Sie uns gerne an.
Welche Dienstleistungen rund um ecoDMS biete Karley?
- Installation von ecoDMS und jeglicher Zusatzsoftware sowie Koordination und Absprechen mit Ihrem Systemhaus oder Cloud Anbieter
- Beratung für Prozesse um die Arbeit zu vereinfachen
- Konzeptberatung Papierloses Büro
- Konfiguration oder Programmierung von beliebigen Schnittstellen zu ecoDMS
- Integration von ecoMAIL und ecoWORKS zur automatischen Archivierung von z.B. Eingangsrechnungen
- Sinnvolle Vorbelegung mit den wichtigsten Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen
- Schulung Ihrer MitarbeiterInnnen
- Analyse von Prozessen und Digitalisierung dieser
- Erarbeitung einer Verfahrensanweisung
- Datenschutz Beratung durch unseren Datenschutzbeauftragten
Systemvoraussetzungen
- Windows ab 10 oder Server ab 2016
- ecoDMS Server ab 18.09
- Microsoft .NET 7
- 4 GB RAM und 20 MB Festplattenspeicher
Haben Sie noch weitere Fragen?
Download
Den RechnungsChecker können Sie hier laden: https://www.karley.eu/downloads/RechnungsChecker.zip
JTL ist ein eingetragenes Warenzeichen der JTL-Software-GmbH. Als Entwickler von Software sind wir unabhängig von JTL und stellen Lösungen rund um das JTL Ökosystem zur Verfügung.
