Tobit und ecoDMS = AnhangExporter

Immer wieder werden wir gefragt, wie man die Emails aus Tobit am einfachsten ins ecoDMS oder anderes Archivsystem exportiert bekommt.

Problem: Manuelles Exportieren von Anhängen aus Tobit David in ecoDMS oder Archive ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Lösung: Der Karley AnhangExporter automatisiert den Export von Anhängen (z.B. Rechnungen) aus Tobit David in dein Archivsystem oder deine Ordnerstruktur. Er läuft als Dienst auf Deinem Windows Server, auf dem auch Tobit David installiert ist.

Tipp: Richte eine Mailadresse für Rechnungen ein

Ein Trick, den viele Firmen nutzen, ist es sich eine Email, wie z.B. Rechnungen@IhreFirma anzulegen und diese bei allen Lieferanten zu hinterlegen. In Tobit David kann man, dank Verteilerregeln oder den serverseitigen Vorgaberegeln, einfach einen besonderen Zielordner für alle Mails, die an diese Adresse gesandt wurden, bestimmen. Auch kann man eine zusätzliche manuelle Verteilung über das Kontextmenü in Tobit David programmieren (Rechte Maustaste -> Verteilen zu -> ). Wer so was sucht – das programmieren wir Dir gerne ;-))

Automatischer Export von PDF und TIF Anhängen aus Tobit David

Bei uns ist der Zielordner in David z.B. unverteilt\Eingangsrechnungen. Diesen Ordner lassen wir durch den AnhangExporter auf dem Server überwachen. Kommen dort neue Mails an, überprüft dieser ob ein Anhang in Form eines PDFs, TIFF oder ZIP existiert. Ein Tiff ist eine Fax-Datei, die Tobit entgegen nimmt. Firmen wie die Telekom packen Ihre Rechnungen im PDF Format zunächst in eine ZIP Datei. Andere Anhänge oder Informationen werden nicht berücksichtigt, denn nur in diesen Fällen macht es auch Sinn, den Anhang für ein Archiv zu speichern. ecoDMS versteht diese beiden Dateiformate. Die GoBD NEU gibt ja vor: Ist der Anhang der Mail eine Rechnung, so muss nur der Anhang archiviert werden, da die restliche Mail wie ein Briefumschlag angesehen werden kann. Briefumschläge sind nicht zu archivieren.

Weitere Verarbeitung?

Nachdem unser AnhangExporter die spezifischen Anhänge automatisch extrahiert und abgelegt hat, kann ein Archivsystem wie z.B. ecoDMS loslegen. In ecoDMS kann man einigen Dokumenten einen kleinen Workflow hinterlegen, so das z.B. neu eingetroffene Rechnungen zunächst den Status „zu Bearbeiten“ erhalten. Fügt man dann noch die Klassifizierungsrechte „Buchhaltung“ hinzu, weiß die Buchhaltung, dass sie eine neue Rechnung zu verarbeiten hat. Ein papierloser Prozess.

ZIP extrahieren

Einige Firmen, wie die Telekom senden Ihre Rechnungen im Anhang als PDF, aber diese sind mit einer Signatur in einem ZIP-Archiv gepackt. Um auch solche PDF Dateien automatisch im Anhang aus dem Tobit David exportieren zu können, haben wir das Programm in der PRO Version um diese Funktion erweitert.

Originale Namen beim Export beibehalten

Die Original Dateinamen können nun in der Pro-Version beibehalten werden. Unabhängig von der Anzahl oder dem Namen – unser AnhangExporter kann allen Dateien, die aus Tobit exportiert wurden, wieder ihren ursprünglichen Namen zurückgeben. Hierbei können wir natürlich nur die Buchstaben schreiben, die Microsoft auch für seine Dateisysteme zulässt. Alle andere Zeichen oder Sonderzeichen werden ausgelassen.

Mehrere David Archive überwachen

Ein weiteres gefragtes Feature war die Überwachung mehrerer Verzeichnisse. In der neuesten Pro-Version kannst Du bis zu 100Verzeichnisse überwachen lassen. Du kannst für jedes überwachte Verzeichnis einen eigenen Ausgabepfad angeben, oder lässt alle Exporte in einem zentralen Ausgabepfad laufen.

Beliebige Dateitypen exportieren

Falls du kein Archivsystem nutzt, sondern den Export anderer Dateitypen benötigst, ist die PRO Version die richtige Wahl. Du musst dann nur den Dateityp in den Einstellungen hinzufügen und ein David Archiv überwachen. Dadurch hast Du die Möglichkeit bis zu 100 verschiedene Dateitypen zu exportieren und dann in anderer Software weiter zu verarbeiten. Die Einstellung der Dateitypen gilt für alle Ordner.

Bereinigung des Export-Verzeichnis

Da bei manchen Archivierungssystemen die eingelesenen Dateien nicht aus dem Input Ordner gelöscht werden, haben Sie nun in der neuen Revision des AnhangExporter’s die Möglichkeit, diese Verzeichnisse bereinigen zu lassen. Hier kannst Du 3 Kriterien auswählen nach denen bereinigt werden soll:

• Dateityp: Lasse bestimmte Dateitypen vollautomatisch löschen, wie zum Beispiel .xml Dateien
• Dateialter: Lasse Dateien löschen, die schon länger in dem Verzeichnis liegen
• Dateigröße: Lasse Dateien löschen, die eine bestimmte Dateigröße aufweisen

Diese Optionen kann Dir viel Zeit und Ärger mit deinem Archivierungssystem sparen und sorgt zusätzlich noch dafür, dass der Input Ordner des Archivsystems schön klein und übersichtlich bleibt. Sinn macht es dieses Option z.B. bei ecoDMS und seinem ScanInput zu aktivieren, da dort 0Byte Dateien zu einem Stop des Imports führen.

Überwachung der exportierten Dateien / LOG

Damit wir sicher gehen, dass alle Dateien ordnungsgemäß exportiert wurden gibt es einen Log, den man sich jederzeit ansehen kann.

Starte den AnhangExporter-Manager auf deinem Server und wechsel in den Reiter Log Anzeige:

Hier siehst du dann pro Ordner getrennt die Logs und kannst schauen ob und warum Dateien nicht exportiert wurden.

Des weiteren haben wir ausführliche Protokolle.

C:\Program Files (x86)\Karley Deutschland GmbH\AnhangExporter\AnhangExporter\logs

In diesem Verzeichnis findest du Fehler (sofern vorhanden), die zu Abstürzen geführt haben.

C:\Program Files (x86)\Karley Deutschland GmbH\AnhangExporter\AnhangExporter\xml

In diesem Verzeichnis findest du alle Exporte des AnhangExporters. Diese XML nutzen wir auch für den NachArchivierer:

Der NachArchivierer

Der NachArchivierer ist ein Tool, mit dem wir doppelte Sicherheit schaffen. Er ist nur in der Pro Version verfügbar. Während unser Export Dienst auf Events von Microsoft horcht und so neu Mails von Tobit mitgeteilt zu bekommt, läuft der NachArchivierer zu geplanten Zeiten. Es kann ja einmal vorkommen, dass ein Event nicht gesendet oder empfangen werden kann. Sobald dann der NachArchivierer gestartet wird, vergleicht er die Liste der bereits exportierten Dateien mit denen der im überwachten Tobit Verzeichnis existierenden und versucht diese dann zu archivieren, bzw. exportieren.

Ausdruck von Anhängen

Über die Einstellungen auf der Registerkarte Drucken, kannst du Nachrichten automatisch ausdrucken. Hierzu werden die vom Administrator im System eingerichteten Drucker verwendet. Hier möchten wir ausdrücklich davon abraten. Die GoBD sagt hier ganz klar: Die Daten sind im Originalformat zu archivieren. Du musst heute, Dank ecoDMS , der GoBD und unserem AnhangExporter nicht mehr mutwillig den Wald zerstören, denn der Ausdruck ist kein Originalformat! Da wir nun mehrfach diesen Wunsch übermittelt bekamen haben wir das für PDF Anhänge realisiert, ab der Pro Version und mit Widerwillen. Die Funktion ist keine Key Funktion. Da man wenig Rückmeldungen über einen Erfolg des Drucks bekommt, kann es so auch zu vermehrten Dateien in der Druckerwarteschlange bei Druckerfehlern kommen.

Wünsche?

Da wir die Software selbst programmieren können wir auch andere Systeme anbinden oder die Funktionalitäten erweitern. Solltest du einen Wunsch haben, so melde dich gerne bei uns.

Preisgestaltung

Du kannst den AnhangExporter in der Grundversion kostenlos nutzen. Dadurch hast du die Möglichkeit Anhänge aus Tobit David in einen Ordner deiner Wahl exportierten zu lassen. Außerdem kannst Du testen, ob die Software mit deiner Umgebung kompatibel ist.

Der AnhangExporter Pro bietet noch weitere Möglichkeiten. Schau Dir dazu den Versionsvergleich weiter unten an.

In der Pro Version sind in den ersten 3 Monaten nach Kauf der Support, bis zu 1h auch telefonisch , sowie unbegrenzt per Email inklusive. So möchten wir dich einfach an den Start bekommen. Nach den 3 Monaten benötigst Du für telefonischen Support entweder einen Service und Update Vertrag, oder kannst flexibel die Unterstützung durch einen Programmierer gemäß unserer Preisliste hinzukaufen. Email Support liefern wir gerne jederzeit für die Pro Version.

Update und Wartungsvertrag

Für die Pro Version bieten wir einen Update- und Wartungsvertrag an, bei dem du während der Laufzeit immer ein Update auf die nächste Version durchführen kannst. Außerdem erhältst du bevorzugt Deine Emailanfragen beantwortet und bekommst auch einen telefonischen Rückruf, bei Fragen. Ohne Update- und Servicevertrag musst Du ein Major Update kaufen oder beim Wunsch nach telefonischem Support Arbeitswerte einkaufen. Wenn du nur die Freeware Version nutzt, benötigst Du für jeden Support Supporteinheiten, die Du im Bedarf vorab erwerben kannst. Ein Update auf die nächste Major Version muss gekauft werden. Kostenlose Updates gibt es für die gekaufte Version immer für 1 Jahr oder die innerhalb der Major Version. Wenn Du also eine Version 3 kaufst, bekommst Du alle Bugfixes für diese Version und wir warten diese auch mindestens noch 1 Jahr. Möchtest Du dann die Version 4 kaufen, gibt es günstige Update Versionen, für die das selbe gilt.

Download

Es gibt nur einen Download, der sowohl für die kostenlose, als auch die Pro Version gilt. So kannst du die Features mit der kostenlosen Version problemlos testen und wenn alles funktioniert auf die PRO Version upgraden:

Download Version 3
https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporterlastv3.zip (Stand 22.05.2024)

Download Version 4 (aktuell) :
https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporterV4.zip

Systemvoraussetzungen:

• Windows 10 oder neuer / Windows Server 2019 oder neuer
• Tobit David – auf dem selben Rechner
• 150MB Arbeitspeicher
• Microsoft .NET Framework 8.0
• Administrationsrechte für die Installation und Durchführung
• Alle Dateirechte für die zu überwachenden und Zielordner, damit wir Dateien lesen und schreiben können

Wichtig: Auch die Free Version muss einmal mit eurem Firmennamen und einer Email registriert werden. Es gibt darauf keine Werbung oder ähnliches. Wir möchten lediglich die Anzahl der Neuinstallationen zählen um die Reichweite der Software und weitere Entwicklung einschätzen zu können. Deine Daten werden auch nicht weiter gegeben. Ohne eine Aktivierung funktioniert auch die kostenlosenlose Software nicht!

Test der Pro Version

Wenn du mehrere Ordner überwachen möchtest und die PRO Version testen möchstest, so sende uns eine Email. Wir können die Lizenz für einen Testzeitraum von 30 Tagen aktivieren. Nach Ablauf des Probezeitraums musst du deinstallieren oder kannst die Pro Version kaufen. Ein Test ist nur einmal pro Hauptrevision möglich. Für einen Test schreibe uns gerne eine Email.

Service & Installation

Wir denken, dass du dank dem Film und dem Handbuch die Installation selbst vornehmen kannst. Selbstverständlich bieten wir als Systemhaus diesen Dienst auch als Serviceleistung zu unseren aktuellen Service-Preisen an. Bis zu 1h Telefonsupport ist ja bei der Pro Version inklusive in den ersten 3 Monaten und Sie kann auch als Installationssupport genutzt werden. Benötigst Du mehr Unterstützung oder möchtest Service für die Free-Version, so wird das zu unseren Servicepreisen berechnet.

Versionsvergleich¹

Hier ein kurzes Video zur Einrichtung

Welche Dienstleistungen rund um Digitalisierung und Archivierung bietet Karley?

• Installation von ecoDMS und jeglicher Zusatzsoftware sowie Koordination und Absprachen mit deinem Systemhaus oder Cloud Anbieter
• Konzeptberatung Papierloses Büro
• Konfiguration oder Programmierung von beliebigen Schnittstellen zu ecoDMS
• Integration von ecoMAIL und ecoWORKS zur automatischen Archivierung von z.B. Eingangsrechnungen
• Sinnvolle Vorbelegung mit den wichtigsten Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen
• Schulung Ihrer Mitarbeiterinnen
• Analyse von Prozessen und Digitalisierung
• Erarbeitung einer Verfahrensanweisung
• Datenschutz Beratung durch unseren Datenschutzbeauftragten

Changelog und News zum Anhangexporter

• 
  Neue Version 4.0 des AnhangExporters veröffentlicht – Jetzt auf dem neuesten Stand mit C# .NET!22. Mai 2024
  Wir freuen uns, die Veröffentlichung der Version 4.0 unseres AnhangExporters bekannt zu geben. Diese neueste Version läuft vollständig auf der aktuellsten C# .NET-Version 8.0, was eine verbesserte Leistung und Stabilität gewährleistet. Was ist neu? Upgrade-Informationen: Bleiben Sie auf dem Laufenden und erleben Sie die verbesserte Effizienz und Leistungsfähigkeit des AnhangExporters 4.0
• Update Anhangexporter15. Dezember 2023
  Wir haben einen Bug behoben, der dazu führte das nicht alle PDFs in der PRO Version ausgedruckt wurden und die einzelnen Module upgedatet. Die neue Version findet Ihr unter dem bekannten Download Link.
• AnhangExporter für Tobit David V3.9 veröffentlicht1. August 2023
  Heute haben wir das neue Release des Anhangexporters veröffentlicht. Es wurden einige Bugs behoben, Module veröffentlicht und ein neues Feature veröffentlicht. Neues Feature: Der NachArchivierer Mit unserem Anhangexporter exportieren Sie bereits Anhänge von Tobit David Mails in einen oder mehrereOrdner. Unsere Software arbeitet dabei Event-basiert. Windows benachrichtigt uns also, ob eine neue Datei erstelltwurde, die… AnhangExporter für Tobit David V3.9 veröffentlicht weiterlesen
• Neue Betaversion AnhangExporter25. Juli 2023
  Sie finden eine aktuelle Beta Version unter https://www.karley.eu/downloads/AnhangExporterBeta.zip mit folgenden Änderungen:– t.w. wurden Events zum Empfang neuer Emails bei mehreren Ordner nicht empfangen – gefixt durch Modul Update– Der NachArchivierer wurde bisher nur bei Nachfrage gesendet und ist nun im Lieferumfang + Handbuch. Er dient dazu die Archivierung zu überprüfen, falls Events nicht empfangen wurden–… Neue Betaversion AnhangExporter weiterlesen
• Version 3.8.1.3 – Fix Export Original Dateinamen26. Oktober 2022
  In der Pro Version kann man den Namen des Anhangs aus der Tobit Datei erhalten, so dass eine gespeicherte Datei so heißt, wie Sie diese im Tobit David als Anhang Namen sehen. Da Anhänge moderner sind als die Dateisysteme des Betriebssystems Microsoft Windows sind im Tobit Anhang mehr Zeichen erlaubt als unter Windows. Dateien mit… Version 3.8.1.3 – Fix Export Original Dateinamen weiterlesen

1. ↩︎