Verfahrensdokumentation nach GoBD für ecoDMS

Wenn Sie sich schon mit dem Thema Archivierung und Unveränderbarkeit von Dokumenten und Aufzeichnungen beschäftigt haben, so wird Ihnen in den ganzen Dokumenten – wie der GoBD bereits die Erwähnung von Dokumentationen bzw. Verfahrensanweisungen aufgefallen sein.

Schon Jahre beschäftigen auch wir uns mit der Archivierung und dem rechtlichen Umfeld für uns selbst und für zahlreiche Kunden. Entsprechend haben wir schon eine Verfahrensanweisung, die auch regelmäßig aktualisiert wird. Aber aufgrund schwammiger und widersprüchlicher Aussagen in Zeitschriften, Internet und Gesetzestext, waren wir uns nicht sicher, ob diese allen Anforderungen entspricht. Darum haben wir unseren Geschäftsführer auf einen Lehrgang zum deutschen Guru der Archivierung „Dr. Ulrich Kampffmeyer“ gesandt. Er dotierte schon seit Jahren zu diesem Thema, wird in Zeitschriften und auch Gutachten zitiert und der Lehrgang war speziell auf das von uns vertriebene und auch selbst eingesetzte ecoDMS abgestimmt: „Verfahrensdokumenation nach GoBD“

Warum eine Verfahrensdokumentation , wenn ich schon ecoDMS einsetze?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Und zwar immer wenn ein Prüfer systematische Fehler vermutet, kann es dazu kommen, dass er Ihre Dokumentation einsehen möchte. Die Verfahrensanweisung gilt dabei als Leitlinie, wie Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Firma führen. Dabei sollte natürlich gelten, dass Klein Firmen auch entsprechend kurze Verfahrensanweisungen besitzen. Je nach Firma dürften also schon 4-7 Seiten ausreichend sein.

Die Notwendigkeit ergibt sich im übrigen u.A. aus folgenden Stellen: §§ 238, 239 und 257 HGB | §§ 146, 147, 200 AO

Die Verfahrensdokumentation

• ist kein technisches Handbuch sondern dient als Nachweis der Compliance. Technische Handbücher können und sollten Ihr ggf. angeheftet werden.
• beschreibt detailliert individuelle und abgeschlossene Prozessabschnitte in ihrem Gesamtzusammenhang und inklusive aller rechts- und revisionsrelevanten Sachverhalte
• dokumentiert den aktuellen IST-Zustand und muss immer aktuell gehalten werden
• ist eine chronologische, vollständige und zeitgenaue Dokumentation jeglicher Veränderung

Und wie Sie schon an dieser kurzen Auflistung sehen kann es leider keine Verfahrensanweisung für alle Firmen geben, die gleich ist. Je nachdem welche Systeme Sie verwenden, muss diese Verfahrensdokumentation nach GoBD für Ihre Unternehmung angepasst werden.

Gemäß Kampffmeyer gelten folgende grundsätzlichen Kriterien für die Revisionssicherheit von Archivsystemen und damit auch ecoDMS:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme fordert neben der Archivierung (Aufbewahrung) an zahlreichen stellen eine Verfahrensdokumentation.

Wie sieht so eine Verfahrensdokumentation nun aus?

Beim Erstellen der Verfahrensdokumentation muss einem klar sein, das dieses ein ständiger Prozess ist, der gepflegt werden muss. Änderungen müssen einfließen und nachvollziehbar sein. In so fern halten wir es für Angebracht die Verfahrensdokumentation selbst in ecoDMS zu abzulegen und die Versionierung zu nutzen. So ist jederzeit klar zu welchem Zeitraum die Dokumente galten und was geändert wurde. Auch das ist für die Verfahrensdokumentation wichtig.

„Für die Verwaltung und Aktualisierung ist ein Verantwortlicher zu benennen. Der Verantwortliche überwacht alle Aktivitäten, die zu Veränderungen in der eingesetzten Lösung und in den zugehörigen Prozessen führen. Verantwortlich für die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist das steuerpflichtige Unternehmen, bzw. der Eigentümer der Daten und Dokumente. Diese grundsätzliche Verantwortung besteht auch dann, wenn die Erstellung der Verfahrensdokumentation an Wirtschaftsprüfer, Berater, Outsourcing-Unternehmen oder Anbieter von Archivlösungen abgegeben wurde.“ so Kampffmeyer.

In diesem speziellen Ordner sollte nun ein Inhaltverszeichnis genau so nicht fehlen, wie alle Anwenderhandbücher zu steuerrelevanter Software, Systemdokumentationen, Schulungsunterlagen,und die Verfahrensbeschreibungen mit Zuständigkeiten.

Wichtig ist, das alle Haupt-und Nebensysteme mit einbezogen sind. Für alle wichtigen Bereiche sind die Verfahrensbeschreibungen, Test- und Abnahmedokumentation sowie Prüfberichte nebst Anlagen und Anhängen abzulegen.

Wie Sie sehen kann die Liste und damit auch die Arbeit quasi unendlich sein und man muss sich eine Menge Informationen zusammen suchen. Das haben wir nun aber einmal vereinheitlicht und Musterunterlagen zusammen gestellt. Im Projekt können wir mit Ihnen so einfach eine Verfahrensanweisung aufgrund zahlreicher Empfehlungen schneller zusammen stellen, als wenn sie sich alleine mit dem Thema befassen. Je nach Unternehmensgröße ist ggf. ein Steuerberater, Wirtschaftsberater oder sogar Betriebsrat mit ins Boot zu holen. Bei kleineren Unternehmen < 10 Mitarbeitern sollte die erste Erstellung allerdings nur wenige Tage in Anspruch nehmen und sie so ruhiger schlafen lassen.

Alles das können wir auch gleich bei der Einführung von ecoDMS als Archivsystem bei Ihnen mit machen, so das Sie einmal die Arbeit haben und gleich auch den Umgang und die Vorteile schneller lernen.

Sollten Sie auch den Bedarf sehen, oder die Empfehlung vom Steuerberater oder Prüfer haben eine Verfahrensanweisung zu erstellen, so sind wir Ihnen gerne behilflich – in dem Umfang den Sie wünschen! Unser Datenschutzbeauftragter Herr Böttcher kann auch sofort mit ins Boot genommen werden, wenn die DSVGO bei Ihnen noch nicht umgesetzt wurde und dringender Handlungsbedarf besteht.

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