Wie ich als Azubi lernte, warum die Archivierung von Belegen wichtig ist – und wie wir das mit ecoDMS machen

Während meiner Ausbildung bei der Karley Deutschland GmbH habe ich viele Einblicke in interne Abläufe bekommen. Eine Aufgabe, die auf den ersten Blick eher unspektakulär wirkt, hat sich dabei als besonders wichtig herausgestellt: die Archivierung von Belegen und Dokumenten.

Eine tägliche Aufgabe – mit Verantwortung
In unserer internen Aufgabenplanung gibt es täglich wechselnde Aufgaben. Eine davon: die Archivierung der ecoDMS-Inbox. Diese Aufgabe rotiert – jede*r aus dem Team muss regelmäßig ran. Natürlich bekommt man vorher eine genaue Einweisung in das Programm und seine Funktionen. Was zunächst wie eine kleine Routinearbeit klingt, ist tatsächlich ein ziemlich zentraler Bestandteil unserer Unternehmensorganisation – und sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Warum ecoDMS?
Unsere Firma nutzt ecoDMS bereits seit vielen Jahren. Der Grund ist einfach:
✅ Es ist zuverlässig,
✅ rechtssicher,
✅ digital,
✅ vollständig integriert in unsere Prozesse,
✅ und es erfüllt die Anforderungen der GoBD.

Weil uns das Thema Archivierung so wichtig ist, haben wir uns nicht nur auf das System selbst verlassen – wir haben uns auch zum sogenannten QPR schulen lassen.

QPR steht für „Qualified Premium Reseller“ – ein Status, den ecoDMS an geschulte Fachpartner vergibt. Das bedeutet, dass wir nicht nur das System intern optimal nutzen, sondern auch Kunden qualifiziert beraten können.

Unser Chef hat sogar zusätzliche Schulungen besucht, um für unsere Firma und unsere Kunden Verfahrensanweisungen zu erstellen.

Was ist eine Verfahrensanweisung – und wozu braucht man sie?
Die Verfahrensanweisung beschreibt detailliert, wie bei uns archiviert wird, mit welchen Systemen, nach welchen Regeln und wie die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Diese Verfahrensanweisung ist wichtig, falls z. B. das Finanzamt eine Prüfung durchführt – sie zeigt, dass unser Archivierungssystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

 Wir haben unsere interne Verfahrensanweisung in unserem Wiki abgelegt, damit jede*r im Team weiß, was zu tun ist.

Automatisch – oder doch manuell?
Viele Archivierungsprozesse sind bei uns bereits in die Warenwirtschaft integriert – zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine. Diese laufen automatisch ins ecoDMS.

Aber es gibt auch manuelle Prozesse, zum Beispiel:
 Dokumente, die postalisch reinkommen
📄 Belege aus dem Büro, die eingescannt wurden
 Lieferscheine bei denen Kunden, bei persönlicher Übergabe unterschrieben haben

Diese müssen am Abend geprüft, zugeordnet und archiviert werden. Warum das nicht automatisiert ist? Weil oft noch ein menschlicher Blick nötig ist, z. B. zur korrekten Zuordnung, zur Prüfung des Inhalts oder zur Nachbearbeitung.

Ist Archivieren gesetzlich vorgeschrieben?
Ja – absolut. Unternehmen in Deutschland sind dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen regelmäßig, zeitnah und revisionssicher zu archivieren. Das regelt unter anderem:
📌 die Abgabenordnung (AO)
📌 die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

Mehr dazu gibt es z. B. hier:
🔗 GoBD auf der Website des Bundesfinanzministeriums
🔗 GoBD als PDF vom BMF

Und was passiert, wenn man das nicht macht?
Wird nicht ordnungsgemäß archiviert, kann das bei einer Betriebsprüfung zu Nachteilen bei der Steuer, Verwerfung der Buchführung, Geldstrafen oder sogar Steuerschätzungen führen. Kurz gesagt: Das kann richtig teuer werden – und ist für kein Unternehmen ein Spaß.

Fazit: Archivierung ist keine Nebensache
Was ich gelernt habe: Archivieren ist kein nerviger Bürokratiejob, sondern ein gesetzlich geforderter und geschäftskritischer Prozess. Wer das nicht ernst nimmt, riskiert mehr als nur Chaos im Dokumentenmanagement.

Wir bei Karley setzen auf Systeme, die uns dabei unterstützen – wie ecoDMS und den Karley AnhangExporter Pro.

 Was macht der AnhangExporter?
Das Tool läuft als Dienst auf dem Server und sorgt dafür, dass E-Mail-Anhänge aus Tobit david automatisch exportiert, ins richtige Format überführt und in ein definiertes Verzeichnis verschoben werden. Damit lässt sich der Rechnungseingang effizient und rechtssicher automatisieren – besonders in Verbindung mit ecoDMS.

 Mehr zu unseren digitalen Archivierungslösungen und Tools findest du hier:
🔗 http://www.karley.de/sonstiges/buerosoftware

Denn gute Archivierung schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen – sie spart Zeit, sorgt für Übersicht und macht ein Unternehmen zukunftssicher.

Euer
Noel