Urlaubszeit = Abwesenheitsnotiz in Tobit nicht vergessen!

Jetzt ist wieder die große Urlaubszeit und Sie möchten richtig entspannen, ohne morgens noch die Emails der Arbeit zu checken?

Das ist in Tobit David ganz komfortabel. Im David Client sieht man in der Menüleiste die Schaltfläche Auto-Reply, die den Abwesenheits-Assistenten öffnet. (siehe Bild oben).

Und dort hat man einige sehr gute Einstellmöglichkeiten. Zum einen können Sie diesen immer einschalten. Wenn ein Mitarbeiter über eine unbekannte Zeit weg ist, könnte man diesen permanent (immer) eingeschaltet lassen. Das übliche ist aber das es um den Urlaubs- oder Abwesenheitzeitaum geht.

Dann kann man dieses Autoreply für intern und extern aktivieren. Bei kleinen Firmen macht es sicherlich keinen Sinn eine Abwesenheitsnotiz an die Kollegen zu senden. Die wissen ja, dass man nicht da ist und in der Regel auch wie lange. Es würde also eher stören als nutzen. Aber nach extern kann man z.B. eine Texvorlage auswählen.

An der Stelle vielleicht einmal ein Blick auf meine Abwesenheitsnotiz:

.. vielen Dank für Ihre Email. Ich bin bis zum %(autoreplyto)  nicht im Haus und kann werde mich im Anschluss um ihr Anliegen kümmern können. In dringenden Fällen senden Sie Ihre Mail bitte an die …..

Wie man sieht kommt hier eine Tobit Variable zum Einsatz – und zwar das gesetzte Enddatum %(autoreplyto) . Damit ist der Empfänger des Autoreply auch umfassend informiert und kann sich ggf. bei den Kollegen melden.

Wichtig finde ich dann noch den Haken zu setzen bei “Nur einmalig pro Absender ausführen”, sofern man ein Enddattum eingetragen hat. Der Empfänger sollte ja nun das Enddatum kennen. Ihm ist also klar, dass er vor dem Datum keine Antwort von mir zu erwarten hat.

Indem Du unter „zusätzlich weiterleiten an“ eine oder mehrere eMail-Adressen angibst, werden alle eingehenden Nachrichten in Kopie zusätzlich z.B. an Deine Vertretung versendet.

Das ganze Karley Team wünscht eine schöne Urlaubszeit.