EcoDMS Update 21.12 inkl. künstlicher Intelligenz
Das nächste Rolling Release für ecoDMS ist heute erschinen. Es bringt neue, intelligente Funktionen und die langersehnte Barcodeerkennung. Außerdem hat der Hersteller die Stabilität und Leistung von ecoDMS weiter verbessert.
Ein besonderes Highlight ist die erstmals enthaltene künstliche Intelligenz.
Hier eine kurze Übersicht:
- KI für Barcodes: Optimierung der Barcode-Erkennung durch künstliche Intelligenz
- X-Rechnungen: Erkennung + Konvertierung als PDF + Archivierung von X-Rechnungen
- Snapshot 2 Archive: Beliebige Bildschirmfotos via ecoDMS erstellen + (automatisch) archivieren
- Benutzer-Sitzungen im Einstellungsdialog: Verwaltung aller angemeldeten Benutzer
- Dynamisches Datum bei Vorlagen: Automatische Berechnung des Zieldatums (z.B. Wiedervorlage = Datum + 7 Tage)
- Sortierung in der Kartenansicht: Einträge nach allen verfügbaren Attributen sortieren
- Neue Systemberechtigung: Dokumente via Internet teilen + Protokollierung der Aktivitäten
Gehen wir einmal kurz auf die Features eingegangen, die übrigens auch für die ecoDMS ONE gelten. XRechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert hat. Falls man viele öffentliche Auftragsgeber hat, ist dieses Format teilweise schon zwingend vorgeschrieben. Es ist in der aktuell genutzten Version i.d.R. keine einzelne XML Datei, sondern eine PDF mit einer XML Datei integriert. Interessant wird es, sobald man Kundennummer (Kontonummer) und z.B. Rechnungsnummer und Datum als automatische Erkennnungsmerkmale nutzt.
Wer ecoDMS nicht nur als Archivsystem nutzt, wird sich über das Dynamische Wiedervorlagedatum freuen. So kann zügiger gearbeitet werden. Die Sortierung in der Kartenansicht kann ebenfalls helfen schneller zu arbeiten. Wir bevorzugen tatsächlich die Listenansicht, da diese schneller lädt und gerade bei einer Vielzahl an Dokumenten hilft schneller das gewünschte Dokument zu finden.
Die neuen Systemberechtigungen sind für die interessant, die wichtige Dokumente nicht nur pro User schützen wollen oder müssen, sondern auch ein Verbreitung verhindern wollen.
Wichtig beim Update sind wie immer vorher eine Datensicherung. Hier empfehlen wir das Erstellen eines Images, die Deaktivierung der Lizenz, dann das Update und erneute Lizenz Aktivierung. So kann nichts schief gehen. Gerne übernehmen wir im Rahmen unserer Dienstleistungen auch diese Arbeiten für Sie.
