JTL Warenwirtschaft und ecoDMS

Wir hatten bereits vor einiger Zeit einen Artikel geschrieben, wie man mittels WhiteText und dem ecoDMS Drucker automatisch Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen einfach aus der JTL Warenwirtschaft exportieren kann. Aufgrund der häufigen nachfragen, möchten wir heute ein kleines Update geben.

Vollautomatischer Export von Dokumenten in JTL

Die JTL Warenwirtschaft ermöglicht es eigene Abläufe zu programmieren und zu hinterlegen. So kann man mittels Modul Ameise z.B. vollautomatisch nach dem Verpacken und Chargen eine Email mit einer Rechnung und der Trackingnummer versenden lassen. Daher liegt es natürlich nahe auch sich an diesen Prozess anzuhängen und so die Rechnungen direkt in den ScanInput abzulegen. Nachdem einmal eine Vorlage zur Klassifizierung erstellt wurde, können so Rechnungen automatisch archiviert werden.

Vor- und Nachteile automatischer Archiverung

Natürlich ist eine vollautomatische Dunkelarchivierung (So nennt man diesen Prozess) sehr verführerisch. Leider haben wir bei einigen Kunden festgestellt, das die automatische Generierung von PDFs aus JTL nicht immer zuverlässig bei jedem Kunden funktioniert. Auch der Hersteller hat hier wenig Hoffnung gemacht, dass man 100% garantieren könnte. Und genau an dieser Stelle fangen die Probleme einer Automatik an. Es gibt zwar eine Automatik, die etwas archivieren soll, aber wo gibt es eine Kontrolle das auch alles archiviert wurde? Und hat man über längere Zeit diese Dunkelprozesse laufen, fehlen u.U. zahlreiche Dokumente. Man stellt das dann erst sehr sehr spät fest – vielleicht zu spät.

Prozesse müssen überwacht werden

Um aus dieser Falle zu entrinnen müssen Prozesse überwacht werden. Bei JTL raten wir den Kunden in diesem Fall täglich Rechnungen in der Stapelverarbeitung manuell zu generieren und die erzeugten PDF Rechnungen automatisch im ecoDMS Scaninput abzuspeichern. ecoDMS greift dann zuverlässig auf diese Dokumente zu und archiviert diese in der Dunkelarchivierung (wenn eingestellt). Als Überprüfung sollte man sich notieren wie viele Rechnungen man archiviert hat (das man schnell in der Liste sehen kann) und sich am besten notieren. Am nächsten Tag schaut man sich die neue Dokumenten ID an. Haben Sie also 500 Rechnungen am Tag archiviert und war die letzte Dokumenten ID die 15000, so sollte die höchste ID nun 10501 sein. Somit haben Sie eine Überprüfung. Wir empfehlen diese auch in der Verfahrensdokumentation so zu hinterlegen. Denn sollte mal was schief gelaufen sein, können Sie zumindest nachweisen dass die Prozesse dafür ordentlich eingerichtet sind und auch regelmäßig Überprüfungen und Stichproben der Ordnungsmäßigkeit gemacht werden.

Dunkelarchivierung mit Prozess Watchdog

Eine weitere Möglichkeit wäre natürlich ein kleines Programm, das man Watchdog nennt. Das sind Programme die die Ordnungsmäßigkeit überprüfen. So würden diese vollautomatisch die Rechnungsnummern eines Tages überprüfen und können per API in ecoDMS alle diese Rechnungen überprüfen. Somit wäre sichergestellt, dass alle Rechnungen auch vorhanden sind. Dazu bräuchten Sie aber ggf. einige API Calls mehr und eben ein solches Programm.

Die Karley bietet als Systemhaus an, solche Software für Sie auch zu programmieren. Allerdings sind solche speziellen Tools mindestens 4 stellig um die Kosten grob zu beziffern. Für die Karley und unsere eigene Warenwirtschaft WK5 haben wir diese Prozesse bereits integriert. Aber auch die besten Watchdogs müssen überwacht werden, denn was passiert wenn die Überprüfung mal nicht läuft. Es minimiert hier also den Aufwand, aber ein Kontrollaufwand wird immer notwendig sein – in jedem System.

Sollten auch Sie noch weitere Fragen zu ecoDMS und JTL und der automatischen Archivierung haben, stehen wir gerne zur Verfügung. Nutzen Sie unseren Chat oder Kontaktformular.