Dokumentenmangement und Mailarchivierung mit EcoDMS und EcoMailz

Sicherlich haben auch Sie schon von Archivierungssystemen und Dokumentenmanagement gehört – aber sind auch Sie als Firma oder gewerbetreibender davon betroffen?

Im Prinzip müssen wir hier nun einen rechtlichen Aspekt kurz zusammenfassen, den Sie am besten mit Ihrem Steuerberater bearbeiten sollten, denn nur dieser kann Ihnen rechtsverbindliche Auskünfte geben. In letzter Zeit haben wir häufiger gehört, das diese allerdings nicht immer schon Bescheid weiß, oder sich nicht in dieses wichtige Thema eingearbeitet hat. Im Zweifel können wir Ihnen einen Steuerberater empfehlen, der sich bereits bestens auskennt und auch die notwendigen Verfahrensanweisungen erstellen kann.

Im Prinzip gibt es seit dem Schreiben vom 14.11.2014 – der GoBD eine Regelung wie mit elektronischen Dokumenten verfahren zu ist. (siehe GoBD)

Liest man diesen nun ausführlich ergibt sich daraus: Die GoBD sind nicht nur für die klassische Buchhaltungssoftware zu beachten, sondern auch für die Vor- und Nebensysteme (z. B. Anlagenbuchführung, Lohnbuchführung, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Emailsysteme usw.).

Es geht also um alle Bereiche im Unternehmen, in denen steuerrelevante Daten entstehen.

Liest man die GoBD aufmerksam ergeben sich hieraus natürlich Anleitungen wie man richtig – Steuerkonform arbeitet und was vermutlich bei Betriebsprüfungen kritisch begutachtet wird:

• Eine Unveränderbarkeit: Steuerlich relevante Daten (in allen IT-Systemen) müssen unveränderlich archiviert werden. Das nachträgliche Ändern darf nicht möglich sein. Sind Änderungen dennoch notwendig (z.B. Korrektur eines Namens von Carsten -> Karsten), müssen diese Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden.
• Belege und Buchungen müssen auch in gewissen Fristen archiviert werden.
• Die Daten müssen auch vollständig archiviert und gesichert werden und das je nach Dokumentart 10 Jahre. Seien Sie aber vorsichtig was den Beginn der 10 Jahre angeht, denn je nach Abgabefristen oder Prozesse können sich diese Zeiten verlängern. Gilt i.d.R. 10 Jahre zum Jahresende, so kann das durchaus länger sein wenn die Unterlagen erst später dem Finanzamt zur Verfügung standen und noch in Prüfung sind!
• Die Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass sie ein Betriebsprüfer  in angemessener Zeit prüfen kann.

Auch Emails unterliegen somit der GoBD, da dort z.B. Rechnungen enthalten sein können, oder auch darüber gesandt werden. Hier wird dann z.B. die reine Email häufig als Umschlag früherer Briefe gewertet, wenn die eigentlich Rechnung im Anhang sich befindet.

Auch sieht die GoBD vor, das die Dokumente im original Zustand gespeichert werden. Eine ordentliche DMS Software erledigt das komplett für Sie und erstellt zudem noch das PDF/A Format, mit dem archiviert wird.

Was leistet eine gute DMS Software für kleine Firmen:

• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
• einfache Auffindbarkeit der archivierten Dokumente anhand von Daten oder Volltextsuche
• Ablage in einem geeigneten Format (PDF/A)
• Möglichst einfacher Zugriff und schnelles Finden
• Kompatibilität zu gängigen Betriebssystemen

Und wenn Sie nun denken, das eine DMS Sie eigentlich nur behindert oder eine Aufgabe sei, der sie nur Aufgrund des Gesetzes nachkommen müssen, dann sollten wir uns unbedingt einmal unterhalten. Denn ein revisionssicheres Archiv kann mehr:

• Auffindbarkeit von Informationen, die sonst verloren gehen
• Hilfe für kleine Workflows wie z.B. Rechnungseingang, Warenkontrolle und anschließende Zahlung
• Sie müssen nicht mehr ganze Jahrgänge an Aktenordnern durchsuchen sondern können es bequem vom Arbeitsplatz aus regeln

Auch gibt es Möglichkeiten mit einem Archiv und der archivierung nach GoBD Platz zu sparen, indem man z.b. alte Akten nach dem Scannen vernichten kann. Zum sogenannten ersetzenden Scannen hat das BSI eine interessante technische Richtlinie erlassen: https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html

Zu einer Archivierung der Dokumente und Emails gehört aber auch eine Verfahrensdokumentation, die ebenfalls den Grundsätzen genügt. Hier können wir bei der Erstellung behilflich sein und Ihnen die möglichen Tools – oder aber auch kompetente Ansprechpartner in Form von Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern vermitteln, die sich mit diesem Thema bereits auskennen. Auch wenn die Richtlinie sehr alt ist, hören wir von Kunden immer wieder: Unser Steuerberater sagt das wäre nicht notwendig. Das das sicherlich keine gute Taktik ist sollte jedem klar werden, wenn er sich einmal die offizielle Seite des Bundesfinanzministers einmal ansieht:  https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

Wir raten daher unsere Kunden schnell zu handeln und können Ihnen sagen, das es auch Systeme für wenig Geld gibt, die aber trotzdem revisionssicher sind. So setzt die Karley seid kurzem nicht mehr auf ein selbst programmiertes System, sondern installiert und empfiehlt Ihnen das System ecoDMS und ecoMailz in Kombination. Bereits ab 49 bzw. 69EUR bekommt man dort eine Vollversion, die für die meisten kleinen Unternehmen ausreicht. Gerne können wir Ihnen auch dazu ein Angebot mit Installation unterbreiten. Wir ermitteln die Datenmengen und auch wie Sie bereits arbeiten. Hieraus ergeben sich Dokumentarten und notwendige Aufbewahrungsfristen, sowie eine Dokumentation. Auch Ihre EDV muss in Ordnung sein – so könnten Systeme ohne USV als unsicher erkannt werden. Gerne schulen wir auch im Anschluß Sie und Ihre Mitarbeiter zu diesem Thema.

Möchten sie ecoDMS einmal selbst testen, so finden Sie weitere Informationen unter: http://www.ecodms.de/index.php/de/

Als Partner können wir Ihnen übrigens auch für nicht GoBD zertifizierte Systeme Anbindungen über die Schnittstellen zu ecoDMS programmieren, die im Hintergrund Daten automatisch archivieren, ohne das Sie Mehrarbeit oder geänderte Abläufe befürchten müssen. Hierzu können Sie gerne unsere Programmierer kontaktieren, die dazu erst einmal Ihre Umgebung erkunden müssen.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und Ihnen zu helfen revisionsicherer zu werden und wieder ruhig schlafen zu können.