Aufbewahrungspflicht und Mengen der Emails

Unternehmen, private Anwender und öffentliche Einrichtungen tauschen zahlreiche Emails aus, die nicht trivial sind und archiviert werden müssen. In diesem Fall regeln dann die Gesetzgebung mit Verordnungen und Regulierungen für zahlreiche Pflichten. Aber es gibt nicht nur Pflichten, sondern auch ein Nutzen für die Speicherung von Daten aus Emails. So kann man z.B. andere Vereinbarungen oder fixierte Nebenabreden auf diese weise nachweisen. Aber auch Branchenspezifische Gesetzgebungen können hier andere Zeiten als die üblichen 6 oder 10 Jahre fordern. Andere Gesetze wie die EU-Datenschutzrichtlinien oder das Bundesdatenschutzgesetzt können wiederum auch das Löschen von Daten fordern. In diesem Zusammenhang ist es wichtig eine eindeutige Strategie zu haben, welche Daten gesichert werden müssen und wann auch Daten mal Archiviert werden müssen. Dabei können Archive häufig auch auf Datenträgern exportiert werden, die nicht im ständigen Zugriff sind.

Was sich aber schön zeigt, die Relevanz der Daten nimmt mit der Zeit ab. Entsprechend kleiner können die Archivdatenträger im Vergleich zu einem täglichen Backup sein. Natürlich bedarf es dazu einer Strukturierten Ablage der Daten, wie es bspw. mit Tobit’s David und ein paar Scripten gut möglich ist.  Nach unserer Erfahrung können zahlreiche Archive – bei regelmäßiger Überprüfung – sehr gut auf Datenträger wie CDs, DVDs und Blu-Rays ausgelagert werden: